Závěrečná zpráva externího posouzení Brněnských Vánoc 2023 a 2024
Originál u vydavatele · Stáhnout uložený originál
Staženo 2026-09-27T07:17:53Z. Textová extrakce může obsahovat chyby; rozhodující je originál.
Kontrola kopie
SHA-256 originálu: e14f010e2bb2504b055282eb897754700aa3575fcfc6271bc93c1c36c03dcb9e
SHA-256 textu: b7840f63cf370b7dbb19d1e88091fd0912df7672ec45363fe1c0b81054a8ed54
PDF je příloha Příloha č. 1.pdf z původního ZIPu. SHA-256 ZIPu: 48e7fb608e41b8f19686361debc3cd337010d03860ca7691d33fb8a6a530d7bf.
Strana 1 1Závěrečná zpráva „Audit posouzení oprávněnosti 2personálních nákladů a posouzení hospodárnosti 3vybraných aktivit akcí Brněnské Vánoce 2023 a 2024“ 4 5Obsah: 6Závěrečná zpráva „Audit posouzení oprávněnosti personálních nákladů a posouzení 7hospodárnosti vybraných aktivit akcí Brněnské Vánoce 2023 a 2024“ ..................................... 1 81. Úvod ....................................................................................................................................... 3 9 1.1 Cíl auditu .................................................................................................................... 3 10 1.2 Rozsah a předmět auditu ............................................................................................ 3 11 1.3 Použité metodiky a způsob práce ............................................................................... 3 122. Posouzení osobních nákladů organizátora v souvislosti s pořádáním akcí Brněnské Vánoce 132023 a 2024 ................................................................................................................................ 4 14 2.1 Poskytnuté dokumenty ............................................................................................... 4 15 2.2 Zjištěné skutečnosti .................................................................................................... 5 16 2.3 Přehledová mapa procesů ........................................................................................... 6 17 2.4 Popis procesů.............................................................................................................. 6 18 2.4.1 Technické zajištění .................................................................................................... 6 19 2.4.2 Programové zajištění ............................................................................................... 14 20 2.4.3 Obchodní činnost..................................................................................................... 16 21 2.4.4 Marketing 2023 ....................................................................................................... 21 22 2.4.5 Marketing 2024 ....................................................................................................... 26 23 2.4.6 Ekonomická a administrativní oblast ..................................................................... 29 24 2.4.7 Ostatní ..................................................................................................................... 30 25 3.4.7 Porady k BV ............................................................................................................ 31 26 2.5 Analýza popisu procesů z hlediska pracnosti a mzdových/osobních nákladů ......... 31 27 2.5.1 Výpočet průměrné mzdové hodinové sazby v Kč ................................................... 31 28 2.5.2 Meziroční porovnání pracnosti a osobních nákladů ................................................ 32 29 2.6 Závěry....................................................................................................................... 34 30 Pracnost ............................................................................................................................ 34 31 Projektové řízení .............................................................................................................. 35 32 Relativně vysoké náklady na marketing........................................................................... 36 33 Doporučení pro efektivní řízení a zajištění větší informovanosti zřizovatele .................. 36 343. Ověření úplnosti vykázání nákladů na specifické prvky výzdoby (dračí vejce a krokodýl 35ve svetru) v rámci akce Vánoce Brno v letech 2023 a 2024. ................................................... 37 Strana 2 36 3.1. Drak ve svetru – Brněnské Vánoce 2023 ...................................................................... 37 37 Základní charakteristika ................................................................................................... 37 38 Výběrové řízení ................................................................................................................ 37 39 Cena .................................................................................................................................. 38 40 Účetní souvislosti ............................................................................................................. 38 41 Zařazení do majetku ......................................................................................................... 38 42 Registr smluv.................................................................................................................... 38 43 Shrnutí zjištění.................................................................................................................. 38 44 3.2 Dračí vejce – Brněnské Vánoce 2024 ............................................................................ 38 45 Základní charakteristika díla ............................................................................................ 38 46 Výběrové řízení ................................................................................................................ 38 47 Cena .................................................................................................................................. 39 48 Účetní souvislosti ............................................................................................................. 39 49 Zařazení do majetku ......................................................................................................... 39 50 Registr smluv.................................................................................................................... 39 51 Shrnutí zjištění.................................................................................................................. 39 524. Vyjádření k bodům z dokumentu Návrh usnesení zastupitelstva města Brna – Návrh na 53provedení hloubkového auditu hospodaření příspěvkové organizace TIC Brno při pořádání 54vánočních trhů .......................................................................................................................... 39 55 4.1 Dračí vejce a krokodýl ve svetru ................................................................................ 40 56 4.2 Nadměrné osobní náklady .......................................................................................... 40 57 4.3 Výběrové řízení 5ks dětských stánků vč. Dopravy .................................................... 40 58 4.4 Předražená montáž Zimního baru a stánků na Staré radnici ...................................... 41 59 4.5 Chybné zveřejňování výsledků akce (např. zábor) .................................................... 41 60 4.6 Daň z příjmu ............................................................................................................... 45 61 4.7 Vykazování právních služeb ...................................................................................... 45 62 4.8 Náklady na elektrickou energii .................................................................................. 46 63 4.9 Provoz Merch stánků .................................................................................................. 47 645. Závěr a doporučení ............................................................................................................... 49 65 5.1 Celkové shrnutí zjištění a dovozených závěrů ............................................................... 49 66 Efektivnost pořádání BV .................................................................................................. 49 67 Rezervy v řízení BV ......................................................................................................... 49 68 Doporučení ....................................................................................................................... 49 69 5.2 Závěr............................................................................................................................... 51 70 71 72 73 74 2 Strana 3 751. Úvod 761.1 Cíl auditu 77Cílem auditu je posoudit oprávněnost personálních nákladů a hospodárnost vybraných 78aktivit spojených s pořádáním akcí Brněnské Vánoce v letech 2023 a 2024, jejichž 79programovou a organizační realizaci zajišťovala TIC BRNO, příspěvková organizace (dále jen 80TIC nebo TIC Brno). Audit se zaměřil na ověření, zda byly vynaložené prostředky účelné, 81odůvodněné a odpovídaly principům hospodárnosti, a dále na identifikaci případných 82nedostatků spolu s návrhy na nápravná opatření. 83 84 851.2 Rozsah a předmět auditu 86Audit byl rozdělen do 2 částí. 87 1. Posouzení pracnosti pořádání a organizace Brněnských Vánoc (dále jen BV) pro roky 88 2023 a 2024 a vyhodnotit, zda vykázané hodnoty byly správné, popřípadě 89 identifikovat nedostatky a navrhnout nápravná opatření. – kapitola 2 90 2. Posouzení nákladů na vybrané aktivity při pořádání a organizaci BV 2023 a 2024. 91 Identifikace problémů a návrh nápravných opatření. Posouzení je provedenou 92 v souladu s přílohou č. 1 smlouvy „Nabídka na audit vybraných problémových okruhů 93 hospodaření TIC BRNO, příspěvkové organizace při pořádání Brněnských Vánoc“. 94 Jedná se tedy o porovnání nákladů v letech (krokodýl ve svetru). Ověření úplnosti 95 vykázání nákladů na specifické prvky výzdoby (dračí vejce a krokodýl ve svetru) v 96 rámci akce Vánoce Brno v letech 2023 a 2024. Hodnocení, zda byly veškeré náklady 97 správně evidovány, a zda meziročně nedochází k neodůvodněnému navýšení nákladů 98 či výrazným rozdílům ve způsobu vykazování a zda jsou tyto náklady kompletní 99 (nedošlo k opomenutí některých výdajů). – kapitola 3 100 3. Nad rámec smluvního ujednání auditor posoudil body z dokumentu „Návrh 101 usneseni.doc (Návrh na provedení hloubkového auditu hospodaření příspěvkové organizace 102 TIC Brno při pořádání vánočních trhů)“ – kapitola 4 103 104 1051.3 Použité metodiky a způsob práce 106Část 1: 107Pro posouzení pracnosti pořádání a organizace BV byla použita metodologie mapování 108procesů. Procesy a jednotlivé agendy byly popsány dle jednotlivých skupin/oblastí činností: 109 110 • Hlavní manažer Brněnských Vánoc 111 • Programové zajištění 112 • Technická oblast 113 • Obchodní činnost 114 • Marketing 115 • Ekonomická a administrativní oblast 116 • Ostatní 117 • Porady k BV – tato aktivita byla „vytknuta“ ze všech agend 118 119Tyto oblasti/agendy/procesy byly popsány do úrovně činností pro každý zkoumaný ročník. Ke 120každé činnosti byla stanovena pracnost v hodinách na základě odborného odhadu pracovníků 121 122 123 124 3 Strana 4 125TIC, kteří se přádáním a organizací BV zabývají. Tyto procesy jsou znázorněny graficky, 126formou přehledové mapy a detailní popis je uveden v MS Excel. 127Na základě součtu pracností a průměrné hodinové mzdové sazby (včetně odvodů) byla 128stanovena efektivní (ideální) hodnota mzdových nákladů pro každý ročník. 129Tyto údaje pak byly porovnány s podklady poskytnutými vedoucí ekonomického oddělení, 130která byla stanovena jako koordinátorka ze strany TIC pro tento audit. 131Způsob práce – společné workshopy s vybranými pracovníky TIC. 132Některé agendy byly porovnány s pracností obdobných/stejných agend při pořádání 133Brněnských Vánoc městskou částí Brno střed. 134 135Část 2: 136Byly analyzovány potřebné podklady. Výčet bude vždy uveden v příslušné části této zprávy. 137Detailní zjištění jsou uvedeny v jednotlivých kapitolách této zprávy. 138 139 140 1412. Posouzení osobních nákladů organizátora v 142 souvislosti s pořádáním akcí Brněnské Vánoce 2023 a 143 2024 144 2.1 Poskytnuté dokumenty 145 • Příloha 1: 1 Detailní ́ přehled mzdových nákladů projektu BV2023_popis cinnosti.xlsx 146 • Příloha 2: 2 Detailní ́ přehled mzdových nákladů projektu BV2024_popis cinnosti.xlsx 147 • Příloha 3: 3 Hodiny Mzda BV 2023.xlsx – dokument vygenerovaný z evidence odvedených 148 hodin v systému WorkFlow 149 • Příloha 4: 4 Hodiny Mzda BV 2024.xlsx - dokument vygenerovaný z evidence odvedených 150 hodin v systému WorkFlow 151 • Příloha 5: 5 Návrh usneseni.doc (Návrh na provedení hloubkového auditu hospodaření 152 příspěvkové organizace TIC Brno při pořádání vánočních trhů) 153 • Rozpočet a skutečnost 2023 154 155 156 157 158 • Rozpočet a skutečnost 2024 159 160 161 162 163 4 Strana 5 1642.2 Zjištěné skutečnosti 165Byly porovnány hodnoty pracností a mzdových nákladů z následujících zdrojů: 166 • Rozpočet a skutečnost 2023 167 • Rozpočet a skutečnost 2024 168 • Detailní ́ přehled mzdových nákladů projektu BV2023_popis cinnosti.xlsx 169 • Detailní ́ přehled mzdových nákladů projektu BV2024_popis cinnosti.xlsx 170 • Hodiny Mzda BV 2023.xlsx – dokument vygenerovaný z evidence odvedených hodin 171 v systému WorkFlow 172 • Hodiny Mzda BV 2024.xlsx - dokument vygenerovaný z evidence odvedených hodin 173 v systému WorkFlow 174 • Výsledky z mapování procesů 175 • Výsledky z mapování procesů 176U agendy „Programové zajištění“ byla pracnost v hodinách porovnána s obdobnou agendou, kterou 177zajišťuje příspěvková organizace KVS Brno pro městkou část, při pořádání kulturního programu části 178Brněnských Vánoc v gesci Brno střed (při srovnatelném rozsahu). Z provedeného srovnání vyplývá, že 179pracnost je srovnatelná (KVS cca 350 až 400hodin/rok ➪ TIC cca 354 hodin/rok). To znamená, že 180zvolená metodika zjišťování pracnosti agend TIC při pořádání BV je správná. 181 182 183 184 185 5 Strana 6 1862.3 Přehledová mapa procesů 187 188 189 190 1912.4 Popis procesů 1922.4.1 Technické zajištění 193Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 194Design rozmístění stánků, mobiliář, světelná výzdoba, požadavek na TSB 195 196Vyhodnocení předchozího ročníku Za každé oddělení vedoucí zhodnotí 2 hod. 10 osob 20 197 minulý ročník - zpětná vazba pro zlepšení 198 aktuálního ročníku 199 200 Počet stánků, sortiment, program, MKT s 201Zpracování požadavků na změnu pí ředitelkou mají porady - čím ozvláštnit 202 203 204 205 206 6 Strana 7 207Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 208 trhy, vizuál, barva stromu, osvětlení, 209 výzdoba 210 211 Ve spolupráci architekty (mají 16 - 20 3 osoby 212 dlouhodobější smlouvu - vybírá pí hodin 213 ředitelka). Je to několik schůzek. celkem 214 Komunikace mailem, telefonická 215 komunikace (řeší se i obchodní věci - 216Zpracování map (NS, DN, nádvoří staré radnice) probrat s obchodem). Schválení paní 217stánků a ostatního mobiliáře ředitelkou 54 218Porady k BV - únor - duben 2x doměsíce 1 hod 10 219 - květen až prosinec (kromě prázdnin) - 220 každý týden 221 - platí pro všechny oblasti 222 223 224Představení mapy TSB schůzky, vysvětlení, řešení termínů 2 hod. Duben až 2 225 staveb. Jestli se chystá něco nového, aby květen 226 věděli na co se mají připravit. Je to vlastně 227 seznámení -> mapy jsou pak součástí 228 smluv, které se pak uzavřou. Pokud se 229 mění koncepce, pak TSB může mít 230 připomínky a mapy se musí upravit. 4 231Příprava podkladů (aktualizace) pro výběrové řízení na stánky 232 233Příprava výzev pro stánkaře pí. Pokorná (1/2 úvazku provoz a 1/2 234 úvazku MKT). Je to MS Word text. 235 Spolupracuje s právničkou - každá změna 236 se s ní konzultuje. 237 - Výzvy pro aukci 238 - Výzvy pro obálkovou metodu 239Připomínkování textu výzev 4 lidi napříč 240 TIC (bez pí 241 ředitelky) 242 Zpětná vazba 2 hod. 8 243Příprava výzvy na starou radnici MKT 244 245Výběr vánočního stromu ve spolupráci s MENDELU 246 247Oslovení MENDELU a schůzky v lese 2 vč. Pí 248 V roce 23 - 3 lidi. ředitelky 249 Pořídí se fotodokumentace. 3,5 hod 7 250Výběr stromu Vybere se na poradu, pí ředitelka Viz 251 představí na poradě, probírá s MKT porady 252Informování MENDELU Mendelu pošle souřadnice, MKT 1 253 komunikuje 0,25 hod 0,25 254Informování TSB a Českému červenému kříži 1 255 0,25 hod 0,25 256Zpracování ZUK 257 258Březen až září 259 260 261Upřesnění termínů ZUK Projednání časových sousledností a 262 návazností akcí konaných v centru s 263 ohledem na průběh Brněnských Vánoc. 264 2023 s Manažerem BV, 24 ved. Odd., 265 zástupce a referent. 2 hod. 3 6 266Potvrzení/vymezení termínu na poradě (Viz 267pravidelné porady k BV) cca březen 268 (před 269 mapami) 270Zpracování žádosti ZUK Formulář - vyplní se a přiloží přílohy. (ZUK 2 1 271 schvaluje odb. dopravy Brno-střed). 272 Přílohy - vypíše z mapy objekty, které tam 273 budou. Předání na podatelnu. 2 formuláře 274 pro každé náměstí zvlášť. Ještě se musí 275 upřesnit, zda se s něčím uvažuje. + plná 276 moc 277 2 278Zpracování žádosti na BKOM Formulář + popis objektů + plná moc 2 1 279 2 280 281 282 283 284 7 Strana 8 285Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 286Žádost na Odb. památkové péče Nejsložitější – detailní popis všech Týden 1 287 objektů, rozměry, materiál, vzhled. Je 288 třeba doložit technická specifikace 289 každého objektu. Mapa – doplnit popis v 290 mapě, plná moc vlastníka pozemku – musí 291 se požádat MMB - odb. správy majetku. NS 292 + DN + nádvoří staré radnice ke všem 2 293 kopie. Předání na podatelnu MMB. 294 Konzultace – dozjišťování. 40 295Žádost na DPMB Formulář + komunikace s Dopravním 2 hod. 1 Někdo jiný 296 ředitelem DPMB , osobní (Hlavní 297 schůzka. Nejdřív se musí rozmyslet logika, manažer, pí. 298 úplná výluka od kdy do kdy, zda a kdy Ředitelka) 299 vánoční tramvaj apod. Posílá se mail. 300 2 301Změna dopravního značení - smlouva s SIGNEX Odsouhlasení ceny, aktualizace termínů, 3 hod 1 302 kontaktních osob, zaslání k revizi externí 303 právníčce – ta vystaví garanci, zadání do 304 interního systému ke schválení (schvalují 305 4 lidi), pak schválí pí. Ředitelka. Podpis a 306 doručení 2. straně. Kontrola vrácení a 307 před zahájení plnění zadání do registru 308 smluv. 309 3 310Změna dopravního značení - komunikace se Zjištění ceny, upřesnění změn oproti 1,5 hod 1 311SIGNEX minulosti, vyjasnění režimu, podklady 312 313 1,5 314Zajištění územního rozhodnutí 315Průběžná doba cca 1,5 měsíce 316Následuje po ZUK 317 318 319Žádost o územní rozhodnutí na stavební úřad Žádost. Detailní popis všech objektů, 1 den 1 320 rozměry, materiál, vzhled. Je třeba doložit 321 technická specifikace každého objektu. 322 Mapa potvrzená od BKOM, Brno střed, 323 DPMB – doplnit popis v mapě, plná moc 324 vlastníka pozemku - musí se požádat MMB 325 - odb. správy majetku. NS + DN + nádvoří 326 staré radnice ke všem 2 kopie. Předání na 327 podatelnu MMB. Konzultace – 328 dozjišťování. 329 (nutno nastudovat změny ve stavebním 330 zákoně - 2024) 331 8 332Přihlášení k místním poplatkům (užívání veřejného prostoru) 333 334Listopad 335 336Zpracování žádosti Odb. Brno střed – Seznam, objektů NS a 2,5 1 337 DN včetně počtu a rozměrů. Odeslání 338 datovkou. Každý objekt je individuálně 339 oceněn. Brno střed odešle fakturu – přijetí 340 a kontrola. Dříve byla rozpoložkovaná, 341 nyní je pouze 1 částka. Ocenění objektů 342 vychází z tržního řádu – nařízení 343 Statutárního města Brna. a Brno střed – 344 platí si i Brno střed tento poplatek? 345 346 2,5 347Zpracování smluv se stánkaři 348 349Zpracování tabulky vítězných stánkařů Používá se pro různé účely, při různých 4- 5 hodin 1 350 kontrolách, komunikacích s dalšími 351 stranami apod. (Č: stánku, smlouvy, 352 identifikační údaje stánkaře, kontaktní 353 osoba, sortiment…). Vypisuje se z 354 přihlášek 4,5 355 356 357 358 359 8 Strana 9 360Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 361Vyplnění smluv Do předpřipraveného vzoru smlouvy 76 smluv 1 362 vyplnění údajů z přihlášek vítězných 15 až 30 363 prodejců. Každého účastníka je nutné minut 364 zkontrolovat údaje ARES. (Adresář jedna 365 ekonomických subjektů). Opisuje se i smlouva 366 veškerý sortiment z přihlášky. 367 27,9 368Vložení smluv do interního systému Workflow Vč. Zadání – nájemné, zálohy na energie, 76 smluv 1 369 zálohy poškození stánku a sankce => 10 až 15 370 nutno projít jednotlivé smlouvy a tyto minut 371 údaje zjistit jedna 372 smlouva 373 15,2 374Připomínkvé řízení max 10 3 osoby 375 minut 1 kontrolují – 376 smlouva včetně pí 377 ředitelky 20 378Tisk smluv 2 výtisky, VOP, Odkliknutí smlouvy a VOP 5-7 minut 1 379 – nastavení tiskárny – zadání 1 380 oboustranného tisku, přejmenování smlouva 381 souboru, zkompletování, nalepení 382 podpisových štítků 383 7,6 384Podpis smluv pí ředitelkou 0,5 min. 1 385 386 387 388Vystavování faktur stánkařům - Popsáno v obchodních činnostech 389 390 391 392 393Vystavení faktury Popsáno v obchodních činnostech 394 395Zpracování žádanek po vzniku Ve WorkFlow - po vystavení faktury se Září až 396 objeví ve WorkFlow – je nutné vyplnit listopad 397 všechny údaje a připojit smlouvu - 398 zadáním čísla smlouvy (najde si v tabulce) 399 Ke každé smlouvě jsou 3 faktury (40% - 400 60% - zálohy na elektřinu a poškození) 401 402 403Schválení ve Workflow Další 3 lidi 404 kontrolují 405 406 407Konečné vyúčtování plateb stánkařů - po novém roce Leden 408 409Kontrola faktury z TSB, Vytvoření tabulky 1 den 410spotřeby stánkařů 411 412 8 413Zpracování žádanek před vznikem 76 x 5-7 414 minut 7,6 415Vystavení faktury Popsáno v obchodních činnostech 416 417Zpracování žádanek po vzniku 76 x 5-7 418 minut 7,6 419Schválení ve Workflow obou typů žádanek 2x76 Další 3 lidi 420 max 5 kontrolují 421 minut 422 12,7 423Řešení vjezdových oprávnění 424 425Žádost o zaslání RZ pro jednotlivé stánky, + urgování 3,5 hod 1 426dodavatele, umělci 427 428 3,5 429Vytvoření tabulky a zaslání na MMB odbor cca až 430dopravy 160 431 vjezdů 432 celkem 433 1,5 hod 434 1,5 435doplňování do rozšíření zabulky pro kratší V průběhu trhů 2 hod. 436oprávnění 437 438 439 440 441 9 Strana 10 442Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 443Vytvoření, tisk a laminace kartiček vjezdových I pro zásobování, které tběžne jezdí Přes 500, 444povolení celkem 445 11 dnů 446 88 447Smlouva o pronájmu betlému s p. 448 449Příprava smlouvy Na základě memoranda uzavřeného s 1 hod. Duben až 1 450 MMB vznikla dohoda, že p. bude květen 451 pronajímat betlém na BV. Telefonát, 452 odsouhlasení ceny. 453 Posouzení návrhu smlouvy ext. 454 Právničkou, vložení do WF a schválení a 455 podpis 456 457 1 458Podpis u p. Cesta k p. a podpis. Pracnost 4 hod 2 459 včetně cesty 8 460Založení v registru smluv a uložení originálu Provádí sekretariát 10 minut 461 0,2 462Zajištění (smlouva) montáže a demontáže betlému (p. ) 463 464Příprava smlouvy Podmínka p. , že p. 1 hod. Duben až 1 465 bude stavět betlém. Telefonát, květen 466 odsouhlasení ceny. 467 Posouzení návrhu smlouvy ext. 468 Právničkou, vložení do WF a schválení a 469 podpis 470 1 471Podpis na TIC Vlastní podpis je velmi krátký, ale celkový 20 minut 472 čas návštěvy je delší. 0,3 473Založení v registru smluv a uložení originálu Provádí sekretariát 10 minut 474 0,2 475Podpis smluv TSB 476 477a) Stavba a připojení stánků k EE NS a 478DN 479Koordinace termínů s ohledem na akce k 17. Jednání TIC, organizátor, TSB. Několik 1,5 hod 2 480listopadu schůzek 4811. schůzka Představení mapy na NS a prezentace 482 požadavků ze strany TIC 3 483Telefonická a mailová komunikace - vyjasňování Jedná se o projednání připomínek 1,5 hod 1 484dotazů a připomínek organizátora 17. listopadu. Často se musí 485 ještě komunikovat s TSB 486 1,5 487Příjem a kontrola náležitostí návrhů smluv od 1 hod. 1 488TSB (NS a DN) 489 490 1 491Posouzení smluv ved provozu a eko. odd. Včetně ext. Právníka 1 hod. 2 492 1 493Vložení do WF a připomínkování Není posuzována pracnost paní ředitelky 10 minut 2+pí. 494 Ředitelka 0,3 495Zavezení smlouvy k podpisu 0,5 hod 496 0,5 497Příjem a založení na sekretariátě. 5 min 498 0,1 499b) Připojení stánků k EE na nádvoří V roce 2023 se kupovaly rozvaděče u TSB, 500staré radnice nyní jsou v majetku TIC (mohla by být o 501 něco vyšší pracnost v roce 2023) 502 V současnosti je postup pouze o smlouvě 503 k zajištění připojení stánků k EE. 504 505 506 507Aktualizace dat ve standarní smlouvě 0,5 hod 508 0,5 509Posouzení smluv ved provozu a eko. odd. Včetně ext. Právníka 1 hod. 2 510 2 511Vložení do WF a připomínkování Není posuzována pracnost paní ředitelky 10 minut 2+pí. 512 Ředitelka 20 513Zavezení smlouvy k podpisu 0,5 hod 514 0,5 515Příjem a založení na sekretariátě. 5 min 516 0,1 517 518 519 520 521 10 Strana 11 522Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 523Výběrové řízení na pojištění mobilních věcí, techniky, betlému… Září až 524 listopad 525Poptání minimálně 3 pojišťoven Stanovení kritérií pro požadovanou službu, 1,5 hod 1 526 formulace poptávky a rozeslání, včetně 527 konzultace s vedoucím 528 1,5 529Reakce na dotazy Pracnost je v součtu 1 hod 1 530 1 531Vyhodnocení nabídek Konzultace s vedoucím 0,5 hod 1 532 0,5 533Připomínkvání a schvalování smlouvy ve WF 10 minut 2+pí. 534 Ředitelka 0,3 535Zorganizování podpisů a vlastní podepsání Dodavatel se dostaví osobně 20 minut 536 0,3 537Příjem a založení na sekretariátě. 5 min 538 0,1 539Výběrové řízení na služby (zvuk, úklid, ostraha, sanita, stavba většího 540mobiliáře, krytí kašny, skladování, pronájmu střechy nad pódiem) 541 542 543a) Výběrové řízení na služby (zvuk, Popis standardního průběhu. Výsledek 544úklid, ostraha, zvuk, stavby většího bude vynásoben počtem výběrových 545mobiliáře) řízení, což je 5. 546 547Vytvoření výzvy na podání nabídky na veřejnou Na základě výsledků porad (popsáno výše) 2,5 hod. 2 548zakázku malého rozsahu se tato výzva zpracuje. (termíny, 549 rozsah…). Spolupráce s vedoucím. 550 5 551Rozeslání ved. Eko odd a externí právničce 5 min + 5 2 552 min 0,3 553Řešení a zpracování dotazů a připomínek Není vždy. Je z 85% 15-20 1 554 minut 0,3 555Finální zpracování, zajištění podpisu a Na stránkách TIC a na portálu "profil 0,5 hod. 1 556zveřejnění na WEBu zadavatele" 557 Na WEB to zadává správce WEBU a na 558 portál profil zadavatele sekretariát. 559 0,5 560Příjem nabídek na sekretariátě průměrně 3 nabídky, 4 položky max 5 1 561 minut/1 562 nabídka 563 1 564Převzetí obálek od sekretariátu 5 minut 565 1 566Otevírání obálek (kromě ostrahy) tedy 4x Včetně komunikace s ext. Právničkou na 0,75 hod. 2 567 domluvě termínu. Když je hodnotící 568 kritérium pouze cena tak hodnotí 2 569 pracovníci TIC + ext. Právní. Pokud další 570 kritéria, pak hodnotí 3 pracovníci TIC + ext. 571 Právník 572 9 573Otevírání obálek (ostraha) tedy 1x 1 hod. 3 574 3 575Zaslání výzvy k doplnění Na základě hodnotícího protokolu o 10 minut 576 otevírání obálek. Cca 2 případy z 5 577 výběrových řízení 578 0,2 579Hodnocení nabídek (kromě ostrahy) tedy 4x Časově již 2 580 v otvírání 581 obálek 582 583Hodnocení nabídek (ostraha) tedy 1x 10 minut 3 584 2,0 585Zaslání oznámení o výsledku výběrového řízení U vítězného subjektu je součástí 0,5 hod 1 586 oznámení i výzva k zaslání návrhu smlouvy 587 588 2 589Posouzení smluv ved provozu a eko. odd. Včetně ext. Právníka 1 hod. 2 590 2 591Vložení do WF a připomínkování Není posuzována pracnost paní ředitelky 10 minut 2+pí. 592 Ředitelka 0,3 593Podpis smlouvy Dodavatel se dostaví osobně, v čase 0,5 hod 594 pracnosti je i informování a konzultace 595 596 2 597Příjem a založení na sekretariátě. 5 min 598 599 600 601 602 11 Strana 12 603Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 604b) Výběrové řízení na služby (sanita a 2023 sanita a střecha, tedy 2x, 2024 3 x 605pronájem střechy) sanita (navíc WC pro umělce a WC pro 606 DN) a 1x střecha => tedy celkem 4x 607 608Poptání minimálně 3 pojišťoven Stanovení kritérií pro požadovanou službu, 1,5 hod 1 609 formulace poptávky a rozeslání, včetně 610 konzultace s vedoucím, uzavření smlouvy 611 1,5 612Reakce na dotazy Pracnost je v součtu 1 hod 1 613 1 614Vyhodnocení nabídek Konzultace s vedoucím 0,5 hod 1 615 0,5 616Připomínkvání a schvalování smlouvy ve WF 10 minut 2+pí. 617 Ředitelka 0,7 618Zorganizování podpisů a vlastní podepsání Dodavatel se dostaví osobně 20 minut 1 619 0,7 620Příjem a založení na sekretariátě. 5 min 1 621 0,2 622Objednání zdravotní služby 623 624 625 626Zaslání požadavku na Český červený kříž - mail Na základě porad se stanoví termíny a 20 minut 1 627 rozsah zdravotních služeb (větší koncerty, 628 zahájení …) 629 0,3 630Posouzení ceny + vystavení a zaslání objednávky V pracnosti je zahrnuto i schválení 20 minut 1 631 0,3 632Převoz stromu 633 634Zadání dendrologického posudku na stav kmene Včetně maximálního možného zatížení 15 minut 1 635stromu - oslovení znalce působícího na strom. 636 Zjištění zájmu znalce o spolupráci. 637 0,25 638Vystavení a zaslání objednávky Včetně zaslání souřadnic stromu. 20 minut 1 639 Pracnost je včetně schvalování dvěma 640 lidmi. 641 0,3 642Stavba pódia v Bílovicích + zapůjčení techniky Naložení materiálu, cesta, vlastní stavba 2,25 hod 2 643 (program je většinou na 1 hodinu) 644 645 5 646Demontáž pódia v Bílovicích 1 hod 2 647 2 648Focení akce - k dispozici řidič s autem 4 hod. 1 649 4 650Stavby pódia na NS Včetně přepravy z Bílovic 2 hod. 2 651 4 652Č. červený kříž přepraví (koňmo) a usadí na NS 653do otvoru. 654 655 656Demontáž pódia na NS a odvoz do skladu 2 hod. 2 657 4 658Domluvení a telefonická koordinace úklidu Vlastní úklid zajišťuje vysoutěžená firma 15 minut 1 659 0,25 660Stavba pódia - vlastními silami + štíty na stánky atd. (veškeré instalace 3 dny 661instalace střechy ext. firmou a stavba prováděné vlastními silami 662zázemí pro umělce 663 3 24 664Stavba stánků - nádvoří (ext. firma) a 665většího mobiliáře 666 667 668 669Vydání ze skladu Jezdí na několikrát, čeká na stavbě mezi 20 hod. 1 670 jednotlivými cestami do skladu 671 672 20 673Odsouhlasení umístění s dodavatelem montáže Každý rok montuje někdo jiný (dle 2,5 hod. 1 674 výsledků VŘ) 2,5 675Převzetí stánků a dalších mobilních objektů Kontrola a podepsání předávacího 0,5 hod 1 676 protokolu 0,5 677 678 679 680 681 12 Strana 13 682Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 683Stavba stánků - DN + NS (TSB) a 684převzetí od TSB 685 686 687 688Převzetí stánků a dalších mobilních objektů Kontrola namontovaných prvků, záznam 3 hod 2 689 závad nebránících provozu, předávací 690 protokol – připravuje TSB, TIC jenom 691 kontrola a podpis, zamykání visacím 692 zámkem 693 6 694Předání stánků prodejcům + 1 týden 695řešení provozních věcí 696 697 698 699Příprava předávacích protokolů 10 1 700 min/proto 701 kol 702 12,5 703Předání a seznámení s provozem předávací protokol, plus kartičky s 10 1 704 kontakty a s vjezdovým oprávněním cca min/stán 705 76 stánků (59+9+8 =76) ek 706 12,5 707Řešení provozních záležitostí Dle rozpisu pro technické 33 dnů 396 708 pracovníky a uklízečky. Služba každý (2024), 709 den od 16:00 do 22:00 hodin. 31 dnů 710 (2023) x 6 711 Pracovník je na telefonu a řeší 712 hodin x 2 713 technické problémy. 1 Za úklid a 1 714 pracovníc 715 za technické zajištění (doporučení – i 716 neřeší problémy celých 6 hodin, 717 odhadem - 2 až 3 hodiny) 2 396 718Převzetí 1 stánku do TSB na DM Příprava předávacího protokolu, 0,5 hod 719(Zůstává do ledna) fyzické předání na místě 720 1 0,5 721Zkušební rozsvícení stromu Společně s TSB, vyzkoušení všech 1,5 hod 722 režimů, případné řešení problémů 723 1 1,5 724Demontáž zázemí za pódiem, + zvukaři štíty, pódium, odvoz, uskladnění, 3 dny 725 kontrola stavu jednotlivých prvků, 726 vysušení apod. 3 24 727Převzetí stánků od prodejců a 728současně předání do TSB 729 730Příprava protokolů 76 stánků 10 1 731 min/proto 732 kol 12,7 733Převzetí a předání na místě Kontrola stavu – poškození, trvá déle než 15 1 734 na začátku BV minut/1 735 stánek 736 19 737Odklízení dalších zařízení Zvonička, 9 stánků na nádvoří staré 3 dny po 738 radnice, 5 ks dětských stánků, stoly v 4 739 konzumační zóně DN + NS, hodinách 740 konzumační zóna na malé kašně, 741 konstrukce pro dračí vejce, 742 předávací protokol na mobilní 743 toalety 2 24 744Dohled nad demontáží zimního baru + Zapsání stavu spotřeby EE, 745otevření skladu protokoly se stánkaři a TSB. 3 746 protokoly se stánkaři, podpis 1 747 protokolu s TSB, domluva s 748 dodavatelem o demontáži 749 750 Protokoly a domluva s dodavatelem 0,75 hod. 1 751 0,75 752 Uskladnění – otevření skladu, včetně 6 hodin 1 753 cesty, čekání na na vyložení... 6 754Energetika 755 756 757 758 759 13 Strana 14 760Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 761 Gurment na nádvoří – měří se 4 hod 762 odběry. Spojí se s energetikem 763 MMB, sdělí cenu, propočet 764 4 765 Stánky – při předávacích protokolech – 1 den 766 počáteční a konečný stav. Tabulka, 767 rozpočet na stánkaře 768 8 769Součet 770 1037,5 771 772 773 774 7752.4.2 Programové zajištění 776Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 777 778Průběžná aktualizace seznamu vystupujících 779Zažádání o výpisu z databáze (Open Call pro 1x měsíčně, někdy více krát na základě 10 minut, 2,8 780hudební uskupení) notifikací e-mailem o tom, že se přihlásilo 1,4 x do 781 více kapel. "IT technik" vytvoří výpis (MS měsíce 782 Excel) a zašle. Je to celoroční výzva, kapely 783 se přihlašují celý rok - na letní akce 784 potřebují cca 25 kapel, na Vánoce je cca 785 130 souborů (včetně ZUŠ, divadla, hudební 786 školy apod...., Hedlinery se oslovují zvlášť) 787 Cca 50 kapel je z Open Call. 788 V roce 23 NS a DN, v 24 pouze NS. V r. 24 789 systém Dragon práci zrychlil. (Nejsou k 790 dispozici pracovníci z roku 23, nelze zjistit 791 úsporu systému Dragon) 792Prověřování umělců Vyhodnocení informací z formuláře Open 1 hod x 3 50,4 793 Call, zjišťování referencí (registr smluv, lidi x 1,4 do 794 kontaktová ní kulturní obce – zkušenosti, měsíce 795 poslech hudby, videa, reference – kde 796 hráli, pro koho, zda obdrželi cenu, 797 záznamy z tisku…. 798Rozhodnutí/zařazení umělce do kontextu Např, máme už dostatek jazzových kapel součást 799(dramaturgické linky) apod. řádku nad 800Prioritizace Chceme – oslovujeme a hledáme termín, 0,5 hod x 3 25,2 801 rozhodně nechceme, umělec může mít lidi x 1,4 do 802 potenciál do budoucna měsíce 803Vlastní výběr a oslovování umělců Na základě vlastních zkušeností, recenzí Viz 804 kolegů, doporučení, rešerší zdrojů, historie oslovování 805 vystoupení (U cca 50% takto oslovených vystupujícíc 806 umělců už neprobíhá prověřování) (cca 35 h 807 vystupujících na základě vlastních 808 zkušeností a znalostí) 809 únor - 810Tvorba dramaturgie září 811Evaluační porada Interní na oddělení – vyhodnocení 2 hod. 3 lidi 6 812 minulého ročníku, co fungovalo, 813 nefungovalo z programového a 814 organizačního pohledu -> vzniknou 815 podněty na velkou evaluační poradu s pí. 816 Ředitelkou 817Velká evaluační porada Vytknuto – do souhrnného hodnocení 818 819Tvorba programové tabulky - 1. návrh Na základě vyhodnocení -> Vize a cíle -> 10 hod. 3 lidi 30 820(koncepční návrh) Programové linky, časová okna, 821Sestavení tabulky oslovování – headlinerů Seznam různých známých hudebníků (na 2 hod. 3 lidi pro rok 6 822 základě, hodnocení, zkušeností, z 24 823 programů hudebních festivalů, minulé 824 nabídky z různých agentur…). Bere se v 825 úvahu dramaturgie, předpokládané 826 náklady, předpokládaná dostupnost – 827 vznikne seznam s prioritami. U některých 828 potenciálních vystupujících ještě není 829 známa velikost honoráře. 830 831Oslovení umělců, zajištění smluv 832 833 834 835 836 14 Strana 15 837Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 838Oslovování headlinerů Rozeslání mailů agenturám s potřebnými -25 minut 5,4 839 informacemi a poptávkou. 60 (reálně sestavení 840 vystupuje cca 15) textu 841 standardní 842 ho mailu 843 - Úprava 844 textu pro 845 konkrétního 846 vystupující 847 ho a 848 odeslání. 5 849 minut. 850Vyhodnocování nabídek, urgování, projednání Smlouvání o ceně, popřípadě úprava Týdně 5 80 851podmínek. dramaturgie – na headlinera mohou být hodin (únor 852 navázány další aktivity, tím se změní až květen) 853 částečně dramaturgie 854Zasmluvnění headlinerů – připomínkování Jedná se většinou o částky nad 50 tis. - Na každou 15 855smluv pracuje se s jejich smlouvami. Pošlou vzor smlouvu 1 856 smlouvy k doplnění, doplnění údajů a hod 857 vytvoření připomínek. Zaslání zpět. Může (průměrně) 858 být více kolové dohadování a upřesňování. 859 Cca 15 smluv = headliners, cca 85 dalších 860 umělců, cca 30 dětských vystoupení z toho 861 12 placených programů (smlouvy - 5 faktur 862 na objednávku - zbytek smlouvy). 863Zasmluvnění headlinerů - uzavření smluv Připomínkování ekonom a právník, poslání 1 hod. na 1 15 864 s připomínkami agentuře a požadavek smlouvy 865 odsouhlasení, úprava smlouvy, vyžádání (hodně 866 garance od ext. právničky, vložení do WF. času 867 Schválení cca 5 schvalovateli, nakonec zabere 868 schválí pí ředitelka. Pak podpisy. Vložení komunikac 869 do registru smluv. e, urgování 870 …) 871Oslovování umělců (neheadlinerů) Mail na základě přihlášky do OpenCall, 100 5 872 nebo oslovení přímo. Požadavek na oslovených 873 cenovou nabídku, termínovou preferenci, potenciální 874 technické požadavky (cca 85 ch 875 vystupujících) oslovuje se více umělců. vystupujícíc 876 h, 3 minuty 877 na 1 878 umělce 879Komunikace - vyjasňování podmínek Domluvena cena a termín 20 minut na 8,3 880 1 881 osloveného 882Vyplnění údajů v systému DRAGON Pracuje se se systémem DRAGON (od roku 1,5 hod 9 883 24) IT pracovník vytvoří účinkujícímu profil denně po 884 (85 domluvených umělců + 30 dobu 1,5 885 vystupujících dětského programu), měsíce 886 účinkující pak tento profil vyplní (detailní 887 informace – údaje potřebné k objednávce 888 ke faktuře – pod 50 tis. Kč vč. DPH, anebo 889 vygenerování smlouvy). Komunikace s 890 umělci – dotazy-tech. podpora k 891 vyplňování, urgence vyplnění. 892Uzavření smluv s vystupujícími (cca 55 smluv) Zadání dat do WF, přiložení smlouvy, 5 min/1 0,9 893 schvalování ve WF a příprava podpisů. smlouva 894Zprocesování objednávek Zadání dat do WF, schválení, vygenerování 5 min/1 0,9 895 a rozeslání objednávka 896 897Vlastní zajištění kulturního programu 898Zařizování ubytování, občerstvení Vytvoření podkladů ze smluv, sestavení Seznamy 2 19 899 seznamu na ubytování a na catering. hod 900 Seznamy pro ubytování, včetně podmínek Nákup 1 901 hod 902 Komunikac 903 es 904 Catering. 905 Firmou - 3 906 hod. 907 Dohled, 908 koordinace 909 5 hod. 910 911 912 913 914 15 Strana 16 915Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 916 Hotely: 8 917 hodin 918 919 920 921 922Komunikace s techniky (osvětlení, zvuk, provoz) a) Technici získávají informace s a) 2 hod. 16 923 DRAGONU. Je často nutné podat vstupní 924 informace, řešit změny, problémy. Předání 925 info. IT, aby vytvořil přístup technikům, b) 3,5 926 ověření, případné dozjištění informací. hod./týdně 927 B) Změny, které už se nepromítnou do - 4 týdny 928 DRAGONU, změny na místě, poruchy, 929 930 931Stage management, lokální produkce 932 130 - 140 vystoupení 36 hodin 36 933 Kam postavit auto, toalety, občerstvení, 934 vaření čaje atd… 935 Komunikace se security 936 937Příjem a kontrola faktur 938Příjem a kontrola faktury. Zaslání na zapsání do Posílají před, i po vystoupení. Splatnost 5 4,6 939WF. cca 14 dnů po realizaci. Evidence do minut/faktu 940 programové tabulky. Odhadem, 55 faktur ra 941 (když je umělecká smlouva, pak není 942 faktura) 943Propojení faktury se žádankou se vznikem. Faktura zapsaná, přijde notifikace. to je v 944Odeslání ke schválení. Otevření ve WF a propojení se žádankou se předchozíc 945 vznikem, objednávkou… h5 946 minutách 947Oprava, pokud je chyba, popřípadě vrácení 20% 948faktury. 949Oprava faktury – pokud byla chyba na straně 50 na 50 z 20 % 0,5 min. 0,05 950TIC 951Komunikace s dodavatelem k nápravě chyb 50 na 50 z 20 % 5 0,46 952 minut/faktu 953 ra 954Opravená faktura - vyměnění přílohy ve WF 1 minuta 0,18 955 956 957Evaluace Viz tvorba dramaturgie 958Ohlášení kulturní akce na Brno střed 1,5 hod 959(využití podkladů ze ZUK Ke každému dni se vyplní formulář 1,5 960 15 - 20 17 961Zahájení BV hodin 962Vytvoření programu Zvláštní dramaturgie pro tuto jedinečnou 963 událost 964Oslovení a komunikace s partnery Ext. režisér, účinkující, rekvizity 965 966Interní příprava Vnitřní komunikace (schůzky) - s MKT, 967 provozní oddělení, scénář pro hosty 968Řešení zvláštních povolení Např. Komerční banka – využití fasády …. 969 970Součet 354,8 971 972 973 974 9752.4.3 Obchodní činnost 976Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 977 978Vyhodnocení předchozího ročníku 979 980 981 982 983 16 Strana 17 984Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 985V Dragonu se zašle dotazník (formulář) Využívá se opakovaný formulář. 2,25 hod Leden Textově 2,25 986prodejcům – zpětná vazba Otázky se každý rok revidují a upravuj dle obchod, 987 zkušeností s trhem, takže to nejsou technicky 988 jednotky minut, ale třeba dvě hodiny, než web master 989 se sestaví a znovu zpracuje. Napsání systému 990 průvodního mailu mailu prodejcům + cca 991 15 min. 992Kompletace odpovědí a export do excelu Včetně urgování 4 – 5 hod 4,5 993 celkem 994 995 996Analýza odpovědí, popřípadě dojasnění 4 hod 997 998Projednání na pravidelné poradě Porady "vytknuty před závorku". Závěry 999 se objeví v závěrečné zprávě. 1000Zpracování požadavků na změnu Počet stánků, sortiment, vizuál, barva 4 hod 4 1001 stromu, osvětlení, výzdoba, doprovodné 1002 atrakce, (Máme také v tech. 1003 zabezpečení) 1004 Březen 1005 - 1006Příprava výběrového řízení na stánky červen 1007 1008AUKCE 1009Účast na zpracování map (NS, DN, nádvoří Ve spolupráci architekty (mají cca 10 Mapa 10 1010staré radnice) stánků a ostatního mobiliáře dlouhodobější smlouvu - vybírá pí hodin se ladí 1011- včetně stánků na obálkovou metodu ředitelka). Je to několik schůzek. od 1012 Komunikace mailem, telefonická ledna 1013 komunikace (řeší se i obchodní věci do 1014 Schválení paní ředitelkou (Máme také v dubna 1015 tech. zabezpečení). 1016 kreativní práce na zkušenostech z 1017 minulých ročníků, schůzky s provozním 1018 odd., s programem, tajemníkem Brno - 1019 střed -umístění zahrádek, několikeré 1020 úpravy mapy, konzultace míst s prodejci 1021 atd. Sousta telefonátů. 1022Příprava výzvy - včetně obálek Obchodně právní texty, přílohy, popis 160 160 1023 trhů, mapy a konkrétní info ke každému 1024 stánku. Vzor smlouvy. Musí zkontrolovat 1025 externí právnička, ekonomka, ředitelka, 1026 nebo její zástupce. Předá se firmě, 1027 webmasterovi. Termín se projednává s 1028 Brno střed. 1029 Aukce 3 - NS, DN a Zimní bar na NS 1030 Tohle je práce na cca celý měsíc - když 1031 vezmu kompletně – včetně práce na 1032 rozložení trhu, optimalizaci sortimentu, 1033 průzkumu, kdo s námi bude v tomto roce 1034 spolupracovat... Atd. 1035Zasláni podkladů firmě Proebiz, modelace 2 dny 16 1036aukční síně, kontrola aukční síně - přílohy, souhrnně. 1037čísla stánků, sortiment, vytvoření seznamu 1038prodejců k zaslání pozvánky do aukce. 1039Zveřejnění na webu - webmasterem - - Nutno odhadnout pracnost 3 hod 3 1040včetně obálek 1041Zveřejnění na portál zadavatele - - včetně Sekretariát 1 hod 1 1042obálek 1043Informování přes systém Dragon prodejcům min. + telefonáty od prodejců - cca 0,5 h hod 6,5 1044- - včetně obálek celkem 2 hodiny. K tomu se musí 1045 připočítat přidávání nových zájemců do 1046 systému a komunikace s nimi /mail, 1047 telefon/, což může být další cca 4 - 5 - 1048 hodin, vysvětluji systém fungování trhů i 1049 aukce. 1050Průběžná kontrola aukční síně + tisk 3 dny práce souhrnně - otevření Příprava 40 1051podkladů pro právničku - kontrola, zda jednotlivých přihlášek a tisk příloh, cca 4 celé 1052připustíme k aukci kontrola mnou, telefony ohledně dny 1053 přihlášení, jistin s prodejci + kontrola s souhrnně + 1054 právničkou - ŽŘ, OR, všechny dokumenty 1055 1056 1057 1058 17 Strana 18 1059Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 1060 1 den s 1061 právničkou 1062 1063 1064 1065Reakce na dotazy potenciálních prodejců - 8 hod 8 1066- včetně obálek 1067Smlouvy s firmou Proebiz o provedení auce 2 -3 hodiny 2,5 1068+ zadání do systému 1069Provedení aukce on line Účast 1 pracovnice + externí právnička 2 - 5 hodin 3 1070Nahrání všech VŘ a příloh do Dragona, souhrnně 10 1071přiřazení výherců - Vánoce 2024 - čísla cca 10 1072stánků, kategorie... Atd. Po ručním nahrání hodin. 1073všech dat již systém generuje tabulky a 1074smlouvy. 1075Obálková metoda 1076Příjem obálek na sekretariátě 1 hod 1 1077 1078Otvírání obálek, kontrola formálních Komise pro otvírání obálek (3 členové + 5 - 7 hodin - 6 1079náležitostí ext. právník) dle počtu 1080 obálek. 1081Výzva k doplnění cca 2 - 3 hodiny. 1082 1083Hodnocení Hodnotící komise (3 členové + ext. 1 den 8 1084 právník) 1085Seskládání prodejců a stánků Komunikace s prodejci. Někteří se hlásí Viz. výše - 1086 na více stánků s různými prioritami. Musí příprava 1087 poskládat, aby sortiment se nepřekrýval, výzev. 1088 aby sousední stánky byly z hlediska 1089 sortimentu sladěny…... 1090 1091Administrace smluv se stánkaři 1092Vygenerování smluv do MS Word, zaslání Smlouvy se musí stáhnout ze souboru, Cca 3 - 4 28 1093přes Dragon (mailem? Možná v roce 2023) co pošle účtárna a ručně se vloží do dny - 1094 Dragonu, který pak odešle. Je to cca 70 souhrně 1095 smluv a dále 210 /3x70/ faktur /záloha na 1096 energie + poškození + 40% nájmu + 60% 1097 nájmu/. 1098 1099Podpis smluv na sekretariátě Kontrola smluv - iniciály + sortiment- 70 prodejců 12,75 1100 jsem tam s nimi, předtím se - cca 5 - 10 1101 domlouváme mailem termín - cca 4 min. 1102 hodiny komunikace 1103Sledování podpisů a urgování. 1 den 8 1104 souhrnně. 1105 1106Žádosti přes Dragon - změna předmětu Na přečtení 3,75 1107smlouvy, vjezdová oprávnění, plynové a vyřízení 1108lahve, příkon na stánky, test na štíty stánků. jedné 1109 žádosti cca 1110 5 - 10 min. 1111 cca 30 1112 žádostí 1113Příprava textů na štíty stánků - kontrola s 70 štítů - 24 1114prodejci, generování tabulky pro grafičku, práce na 1115kontrola grafického návrhu /většinou cca 3 dny - 1116najdeme chyby/, zadání podkladů pro tisk. souhrnně. 1117 1118 1119Vložení smluv do registru sekretariát 1120 1121Komunikace s prodejci 1122 1123 1124Pojmenování stánků, požadavky na Cca týden - souhrnně - vymyslet Cca týden - 40 1125vybavení, doobsazování volných stánků sortiment na volné stánky, obvolat souhrnně 1126 prodejce, zda mají zájem, druhé kolo VŘ 1127 - výzva... Telefonáty, maily s právničkou, 1128 zájemci. 1129 1130 1131 1132 18 Strana 19 1133Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 1134 1135Obchodní podpora prodejců 1136Řešení změn a požadavků z obchodního Kontrola vizuálu - několikrát za trhy vytýkací 28 1137hlediska, kontrola dodržování podmínek obejít všechny stánky, napsat vytýkací dopisy, 1138 dopisy, obvolat. obvolat. 1139 Cca 3-4 dny 1140 souhrnně. 1141Řešení problémů, pokuty 1. upozornění, 2. upozornění, pokuty 5 1142 minimálně. 1143 Problémy se řeší průběžně. 1144revize smluv Kontrola vzorových smluv k výzvám, NS, DN, Duben 26,2 1145 zpracování připomínek k fakturaci (data, Gurment, 1146 splatnosti), návaznost na všeobecné Zimní bar 4 1147 obchodní podmínky celkem, 1 1148 smlouva 1149 trvá cca 20 1150 minut 1151Faktury vystavené 1152 1153Zpracování přehledové tabulky se stánkaři Vytisknutí smlouvy až je v registru ve WF, 74 stánků - 74 1154 zkontrolování typu stánku, spočítání 1 stánek 1 1155 40%, zkontrolovat v ARES hod. 1156Vystavení zálohové faktury (kauce, Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny 2. 1/2 37 1157poškození + el. Energie) se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 října 1158 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 1159 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1160 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1161 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1162 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1163 pak kontrola, zda souhlasí 1164 údaje a žádanka před a po vzniku, 1165 žádanky se vytisknou, kompletace. 1166 Založení 1167Vygenerování daňových dokladů Na každou platbu - pí 5 minut 6,2 1168 kontrola a zadání do Dragonu a zaslání každý 1169 mailem stánkařům. doklad 1170Vystavení faktury (40%) Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny říjen až 37 1171 se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 listopa 1172 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 d 1173 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1174 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1175 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1176 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1177 pak kontrola, zda souhlasí 1178 údaje a žádanka před a po vzniku, 1179 žádanky se vytisknou, kompletace, 1180 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1181 předání k ke schválení hlavní účetní. 1182Vystavení faktury (60%) Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny listopa 37 1183 se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 d 1184 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 1185 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1186 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1187 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1188 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1189 pak kontrola, zda souhlasí 1190 údaje a žádanka před a po vzniku, 1191 žádanky se vytisknou, kompletace, 1192 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1193 předání k ke schválení hlavní účetní. 1194Vystavení faktury zimní bar (20%) Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny 0,5 1195 se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 1196 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 1197 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1198 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1199 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1200 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1201 pak kontrola, zda souhlasí 1202 údaje a žádanka před a po vzniku, 1203 žádanky se vytisknou, kompletace, 1204 1205 1206 1207 19 Strana 20 1208Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 1209 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1210 předání k ke schválení hlavní účetní. 1211 1212 1213 1214 1215Vystavení faktury zimní bar (30%) Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny 0,5 1216 se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 1217 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 1218 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1219 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1220 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1221 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1222 pak kontrola, zda souhlasí 1223 údaje a žádanka před a po vzniku, 1224 žádanky se vytisknou, kompletace, 1225 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1226 předání k ke schválení hlavní účetní. 1227Vystavení faktury zimní bar (50%) Postupně, zadání IČO, pokud nový, pak Všechny prosine 0,5 1228 se natahuje přes ARES, natáhne do stánky - 1 c 1229 faktury, zkontroluje, zda prodejní, nebo faktura = 30 1230 gastro, zadání částky, splatnost - ladí se minut - 1231 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, včetně 1232 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje kontroly 1233 se žádanka po vzniku - schválí pí. splatnosti 1234 pak kontrola, zda souhlasí 1235 údaje a žádanka před a po vzniku, 1236 žádanky se vytisknou, kompletace, 1237 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1238 předání k ke schválení hlavní účetní. 1239Kontrola uhrazení zálohových a 40% faktur Vygenerování přehledu dlužníků (z 15 minut 0,3 1240 fakturace) - předání ved. Provozu a pí 1241 1242Vystavování upomínek Nejdřív se zašle mail, upomínka, pokud 15 mailů - 1 5,1 1243 nereagují v roce 23=16, 2. upomínka mail max 5 1244 zase 16. minut. 1245 Upomínky - 1246 1 trvá max 5 1247 minut 1248Zpracování pohledávek Nejen BV, za celou organizaci 1 hod 1 1249 1250Inventarizace pohledávek Nejen BV, za celou organizaci, tiskne 2 hod 2 1251 zakládá odeslání 1252Doplnění bankovních účtů do obchodních 1 den 8 1253partnerů k vypořádání se stánkaři celkem 1254 1255Vystavení vyúčtovacích faktur 74 stánků, stahování záloh, kontrola s celkem 2 únor 16 1256 tabulkou, plateb, ARES - kontrola (zda dny 1257 není změna). 1258 zadání IČO, natáhne do faktury, 1259 zkontroluje, zda prodejní, nebo gastro, 1260 zadání částky, splatnost - ladí se 1261 smlouvou, č. smlouvy, č. stánku apod…, 1262 uložení, tisk - vybere scénář, vygeneruje 1263 se žádanka po vzniku - schválí pí. 1264 pak kontrola, zda souhlasí 1265 údaje a žádanka před a po vzniku, 1266 žádanky se vytisknou, kompletace, 1267 podpis na likvidačním listě k faktuře, 1268 předání k ke schválení hlavní účetní. 1269 (může být i dobropis - ten se předává k 1270 proplacení) 1271Kontrola splatností Zda je vše vypořádané. Včetně kontroly 2 dny 8 1272 účtů, kde se provádí vypořádání. celkem v r. 1273 2024 1274 (nastaly 1275 problémy 1276 1277 1278 1279 20 Strana 21 1280Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 1281 se 1282 systémem) 1283 - 1284 standardně 1285 1 den v r. 1286 2023 1287Řešení neplatičů Spolu s ext. právničkou. Podklady k Příprava 1 8 1288 právnímu vymáhání (celá historie, popis neplatiče 4 1289 situace), možnost dojednání hod. 1290 mimosoudního vypořádání - splátkový Aktuálně 2 1291 kalendář - součinnost s právničkou. neplatiči. 1292Součet 706,5 1293 1294 1295 1296 12972.4.4 Marketing 2023 1298 • Personální změny v roce 23 - noví pracovníci se zaučovali (ved. MKT odcházela na 1299 mateřskou, nová pracovnice se učila, MKT manažer další změna. 1300 • V roce 23 se zaváděly nové akce (24 už opakované) - Gurment Vánoce na nádvoří 1301 staré radnice – tam se stavěl trh od nuly – nový koncept, nové stánky, výběr gastro 1302 poskytovatelů atd. - v r 24 už se jenom kopírovalo – mnohem jednodušší. 1303 • Nově se řešilo otevření kostelů během BV 1304 • Nově LED obrazovka na NS na pódiu – pouštěly se posty ze soc. sítí, program, tipy 1305 prodejců na jídlo – v r. 23 se vymýšlel koncept, šablony, náplň – v r. 24 už se 1306 kopírovalo 1307 • Dětská vesnička – v r.23 nově – zařizovaly se workshopy, videa, program. V r. 24 už 1308 bez těchto záležitostí – produkčně jednodušší. 1309 • Ve 23 přihláška do Evropské město Vánoc – složitá komunikace, zjišťování podmínek 1310 a průběhu. V r. 24 už jenom vyhlášení a přebíralo cenu MMB Odb. Zahraničních 1311 vztahů. 1312 • V r. 23 kompletně nový WEB – nová struktura, jiné texty, v r. 24 už jenom editace. 1313 Použita stejná vizualita v r. 24. 1314 • Nové typy plakátů a letáků – vymýšlelo se, v r. 24 už jenom editace vymyšleného. 1315 • V 23 příprava tiskové konference, texty, organizace … cca 20 hodin. V r. 24 už 1316 nebylo. 1317marketing projektu Brněnské Vánoce, doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1318 1319market lede Poznám Pra březen Pozn Pra květen- Poznám Pra červe Pozná Pra září-říjen Poznámky Pra litostopad- Poznámky Pra Pra 1320ing a n- ky cn - ámk cn červen ky cn nec- mky cn cn prosinec cn cn 1321doprov úno ost duben y ost ost srpen ost ost ost ost 1322odné r (ho (ho (ho (ho (ho (ho cel 1323činnost d.) d.) d.) d.) d.) d.) ke 1324i m 1325strateg zho zhodnoc 2 aplikac nast 4 koordin řízení 2 koord řízení 2 koordinování řízení lidí, 10 koordinování řízení lidí, 10 30 1326ické dno ení mkt e aven ování lidí, inová lidí, týmu debaty týmu debaty 1327řízení cení strategie úkolů í týmu debaty ní debaty nad dílčími nad dílčími 1328market před projektu ze tým nad týmu nad aktivitami, aktivitami 1329ingu ešlé (personá zhodn u, dílčími dílčími kreativa 1330vánoc ho lní ocení proc aktivita aktivita 1331 roku rozložen esů, mi, mi, 1332 í, ..) hmg kreativa kreativ 1333 a 1334porady zho 6-8 lidí, 4 příprav deba 4 průběžn 4 průbě 2 průběžné 8 průběžné 8 30 1335market dno zhodnoc ya ta é žné porady porady 1336ingu a cení ení zadání nad porady porad 1337komuni před efektivn mkt vizu y 1338kace ešlé osti alito 1339Vánoce ho komunik u, 1340 roku ace, zadá 1341 webu, ní 1342 tiskovin, pro 1343 kampaní agen 1344 , analýza tury, 1345 mkt přípr 1346 nástrojů ava 1347 , analýza hmg, 1348 zpětné přípr 1349 vazby ava 1350 plán 1351 1352 1353 1354 1355 21 Strana 22 1356marketing projektu Brněnské Vánoce, doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1357 1358market lede Poznám Pra březen Pozn Pra květen- Poznám Pra červe Pozná Pra září-říjen Poznámky Pra litostopad- Poznámky Pra Pra 1359ing a n- ky cn - ámk cn červen ky cn nec- mky cn cn prosinec cn cn 1360doprov úno ost duben y ost ost srpen ost ost ost ost 1361odné r (ho (ho (ho (ho (ho (ho cel 1362činnost d.) d.) d.) d.) d.) d.) ke 1363i m 1364 veřejnos u 1365 ti pro 1366 příp 1367 adné 1368 úpra 1369 vy 1370 1371 1372 1373 1374vánočn kreativ anal 2 hledání rešerše 4 laděn schůzk 2 výroba, zadání 4 propagace, nastavení 18 30 1375í a ýza dodavat a í y nad příprava pro textů, prodej kampaní, 1376suvený prod elů oslovení vzork vzorky, eshop fotek, spolupráce 1377ry ejů z lokálníc ů, telefon zadání věc s partnery 1378 před h výrob y, do eshopu skrz 1379 choz výrobců, a úprava prodej, 1380 ího komunik průběžná 1381 roku ace s analýza 1382 , nimi, prodejů a 1383 krea případn úprava 1384 tivní ě kampaní 1385 návr výběrov pro 1386 hy é řízení podporu 1387 před prodeje, 1388 mět příprava a 1389 ů design 1390 prodejního 1391 stánku 1392Gourm zho komunik 4 příprava aktualiz 2 VŘ, 20 komunikace s schůzky, 30 produkce v komunikac 30 86 1393et dno ace s výběrov ace, právn prodejci porady, terénu e na místě, 1394Vanoce cení prodejci, ého úpravy ík, domluva průběžné 1395 před dotazník řízení smlo nad úpravy dle 1396 ešlé , uvy kreativou k potřeb 1397 ho telefony (web doprovodn 1398 roku , zpětná y, ému 1399 vazba portál programu, 1400 od zadav kreativa na 1401 veřejnos atele, nádvoří 1402 ti drago (výzdoba, 1403 n) úpravy) 1404výkost zho analýzy 8 debata přípr 45 příprava komunik 35 přípr zpraco 12 první dodávání 50 kampaně, branding 38 29 1405ní dno jednotliv nad avné vizuality ace a ava vání 0 kampaně, podkladů práce na trhů na 6 1406propag cení ých vizualit fáze a agentur tiskov podkla výlepy, dodavatel místě místě, 1407ace - před kampaní ou a kam grafický ou/uměl in a dů na online ům (značení, ..) průběžná 1408koordi ešlé , změna paní, ch prací cem, kamp základě reklamy kampaní(ti výměna 1409nace ho komunik mi kom schůzky, aní našich skoviny, tiskovin a 1410grafick roku ace s unik editace inform bannery, plakátů, 1411ých dodavat ace s paramet ací a posty na reakce na 1412prací, eli grafi rů na partner sociální doplnění 1413příprav služeb, ckou tiskovin ů (pak sítě, informací 1414a zpětné agen y násled inzerce, ..) od 1415tiskovi vazby od turo uje prodejců a 1416n, veřejnos ua copywr z 1417výlepo ti, z další iting, infocenter, 1418vé infocent mi korekt grafické 1419kampa er doda ury, zpracování 1420ně + vatel překlad různých 1421zajiště i, y) výstupů 1422ní aktu 1423tisků, aliza 1424PPC ce 1425kampa poža 1426ně a davk 1427koordi ů na 1428nace grafi 1429online cké 1430aktivit prác 1431(web, e, 1432FB, smlo 1433Instagr uvy s 1434am), doda 1435další vatel 1436kanály, i 1437kampa 1438ně, 1439distrib 1440uce 1441tiskovi 1442n 1443správa přípravná 10 posty, denně 4 12 13 1444sociální fáze - plán monitorování hodiny 0 0 1445ch sítí z terénu, 1446 reakce na 1447 komentáře 1448 na několika 1449 sociálních 1450 sítích 1451 1452 1453 1454 1455 22 Strana 23 1456marketing projektu Brněnské Vánoce, doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1457 1458market lede Poznám Pra březen Pozn Pra květen- Poznám Pra červe Pozná Pra září-říjen Poznámky Pra litostopad- Poznámky Pra Pra 1459ing a n- ky cn - ámk cn červen ky cn nec- mky cn cn prosinec cn cn 1460doprov úno ost duben y ost ost srpen ost ost ost ost 1461odné r (ho (ho (ho (ho (ho (ho cel 1462činnost d.) d.) d.) d.) d.) d.) ke 1463i m 1464tvorba zho analýzy 10 debata krea 5 program příprava 20 edita 5 sázení webu vkládání 80 průběžná denní 30 15 1465a dno návštěv nad tiva, ování podklad ce, dle programu textů, editace aktualizace 0 1466správa cení nosti změna anal webu/te ů pro úprav korektury, informací 1467webov před webu, mi ýza xty texty, y překlady, 1468é ešlé jednotliv jinýc program úpravy 1469prezen ho ých h ování, 1470tace roku sekcí inspi úpravy 1471akce apod. rační 1472 ch 1473 web 1474 ů 1475progra kreativ defi 10 program 13 práce 20 práce se 20 práce se 20 20 1476mování a nová ování, 0 se systémem, systémem, 0 1477a ní testován systé využívání dat využívání dat 1478správa poža í mem, 1479systém davk využí 1480u ů po vání 1481Dragon systé dat 1482 mu 1483copywr zho texty psaní 10 texty psaní 90 texty web, psaní 50 texty web, psaní 30 18 1484iting - dno pro web textů, pro textů, tiskoviny, textů, tiskoviny, textů, 0 1485web, cení korektur tiskov korekt inzerce, korektury, inzerce, korektury, 1486tiskovi před y, iny, ury, online překlady online překlady 1487ny a ešlé překlady dopr překlad 1488další, ho ovod y 1489překlad roku né 1490y, weby, 1491korekt partn 1492ury ery, 1493 Czehc 1494 touris 1495 m, 1496 zahra 1497 niční 1498 tour 1499 operá 1500 tory, 1501 .. 1502příprav komu schůzk 20 příprava tisková 30 průběžná komunikac 50 10 1503a nikac y, tiskové zpráva, komunikace s e s médii 0 1504tiskový es příprav konference, komunikac médii, na denní 1505ch médii a koordinace s es novináři bázi 1506zpráv, nad podkla TIS MMB a novináři, (rozhovory, 1507vztahy komu dů pro Brno-střed, produkce dotazy, 1508s nikač mediál organizace TK články..) 1509médii, ním ní TK 1510noviná pláne partner 1511řské m, ství 1512brífinky medi 1513, ální 1514zadává partn 1515ní erství 1516inzerce 1517koordi monitori 5 komu 5 příprava denní 20 servis na provázení 50 80 1518nace a ng nikac programu itinerář, místě zahraniční 1519realizac potenciá e, reservace ch 1520e press lních doho hotely a novinářů a 1521a novinář dnutí gastro, infliencerů 1522influen ů/influe podm komunikac , příprava 1523cer ncerů ínek, e s nimi, programu 1524tripů, smlo odsouhlas 1525kontak uvy ení, 1526tní komunikac 1527osoba e s Czech 1528pro tourismem 1529zahrani 1530ční 1531média 1532koordi komu výběr 20 komunikace s obhlídky 20 smlouvy, 20 60 1533nace nikac kostelů kostely, jednotlivýc plán 1534otevře es , výběr komunikace s h míst, realizace, 1535ní kostel umělců umělci schůzky s texty 1536brněns y, , kostely, 1537kých komu komuni definování 1538kostelů nikac kace s podmínek 1539pro es nimi - 1540veřejn uměl kreativ 1541ost ci a, 1542 připom 1543 ínky 1544progra průběžné komunikac 20 20 1545m doplnění es 1546dětské dětského partnery 1547vesničk programu dětského 1548y programu, 1549 vytvoření 1550 dětských 1551 her na 1552 místě, 1553 doplňování 1554 pomůcek 1555 1556 1557 1558 1559 23 Strana 24 1560marketing projektu Brněnské Vánoce, doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1561 1562market lede Poznám Pra březen Pozn Pra květen- Poznám Pra červe Pozná Pra září-říjen Poznámky Pra litostopad- Poznámky Pra Pra 1563ing a n- ky cn - ámk cn červen ky cn nec- mky cn cn prosinec cn cn 1564doprov úno ost duben y ost ost srpen ost ost ost ost 1565odné r (ho (ho (ho (ho (ho (ho cel 1566činnost d.) d.) d.) d.) d.) d.) ke 1567i m 1568koordi příprava definování 30 nasazení do a průběžné 10 40 1569nace a fotky, témat, prodeje, sledování 1570příprav příprava domluva s marketing, prodejů a 1571a témat, průvodci, koordinace aktualizace 1572projekt komunikace s objednávk kampaní 1573u průvodci y, příprava 1574Autenti textů a 1575cké podkladů 1576prohlíd pro prodej 1577ky 1578ZIMA 1579fotodo komu komuni 6 domluva s 6 hod koordinace a 8 14 1580kumen nikač kace s fotografy, focení v harmonogr 1581tace ní fotogra smlouvy terénu, am focení 1582zaháje plán fy, eshop 1583ní a (kde jejich 1584progra kdy výběr, 1585movýc kdo) výběr 1586h částí akcí a 1587festival míst k 1588u nafoce 1589 ní 1590Europe příprava chystání 40 přípr chystá 20 komunikace s doplnění 5 komunikace s nad 5 70 1591an přihlášk podklad ava ní EU podkladů, EU vyhlašení 1592Christ y ů, přihlá podkla dotazy ma 1593mas struktur šky dů, předáním 1594City a, texty, domluv výhry 1595 fotky as 1596 městko 1597 u částí 1598Strom - výběr výběr 10 přípr 15 komunikace s 5 převoz produkce 20 50 1599převoz, stromu stromu ava Bílovicemi, (marketing, akce, VIP 1600charita, v lese s převo příprava akce focení) protokol, 1601doprov TSB zu s přítomnost 1602odné ČČK na místě 1603aktivity (term po celý 1604, ČČK ín, den 1605 prod 1606 ukce) 1607doprov zho zpětná 10 kreativ zapr 10 komunik kreativn 10 komu schůzk 20 komunikace s definování 50 produkce v příprava 90 19 1608odné dno vazba a acov ace s í nikac y, dodavateli, podmínek, terénu na místě, 0 1609atrakce cení od ání dodavat včlenění es komuni příprava fungování, průběžná 1610na před veřejnos nový eli, s do trhů doda kace, produkce, komunikac kontrola 1611trzích - ešlé ti, ch architek vateli výjezd smlouvy e během 1612betlém ho analýza nápa ty trhů , na akce, 1613, drak, roku efektivn dů a přípr Betlém komunikac 1614gamifik osti a proj ava , .. es 1615ace, smyslupl ektů, prod partnery a 1616fontán nosti úpra ukce, dodavateli 1617a. jednotliv vy smlo 1618kuličky, ých stáv uvy 1619vánočn činností ajícíc 1620í h 1621stánek, 1622windo 1623w pop 1624city, 1625dvorky 1626komuni pláno schůzk 10 sdílení předávání 20 plnění výměna 20 50 1627kace s vání y, informací podkladů, kanálů, podkladů a 1628Brno- komu domluv (schůzky, dílčí aktualizace informací 1629střed - nikac a nas maily..) schůzky na denní 1630sdílení e společ bázi 1631progra ným 1632mu a mkt, 1633inform domluv 1634ací a nad 1635 systém 1636 em 1637 sdělov 1638 ání 1639 inform 1640 ací 1641 (drago 1642 n 1643 apod.) 1644 1645 1646 1647 1648 24 Strana 25 1649marketing projektu Brněnské Vánoce, doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1650 1651market lede Poznám Pra březen Pozn Pra květen- Poznám Pra červe Pozná Pra září-říjen Poznámky Pra litostopad- Poznámky Pra Pra 1652ing a n- ky cn - ámk cn červen ky cn nec- mky cn cn prosinec cn cn 1653doprov úno ost duben y ost ost srpen ost ost ost ost 1654odné r (ho (ho (ho (ho (ho (ho cel 1655činnost d.) d.) d.) d.) d.) d.) ke 1656i m 1657sběr pláno definov 10 komunikace s 16 komunikace s 16 33 1658inform vání ání pořadateli 0 pořadateli 0 0 1659ací k komu klíčový akcí, akcí, 1660vánočn nikac ch zpracování zpracování 1661ímu e partner obsahu pro obsahu pro 1662Brnu ův tisk a online, tisk a online, 1663 oblasti vkládání na vkládání na 1664 doprov weby, weby, 1665 odnéh příprava pro příprava pro 1666 o sociální sítě, sociální sítě, 1667 progra komunikační komunikační 1668 mu v plány plány 1669 celém partnerských partnerských 1670 Brně akcí akcí 1671 (adventní (adventní 1672 koncerty, koncerty, 1673 trhy na BVV a trhy na BVV a 1674 městské městské 1675 části, divadla, části, divadla, 1676 …), korektury …), korektury 1677 textů, výběr textů, výběr 1678 vhodných vhodných 1679 fotek fotek 1680 1681 1682 1683 1684networ pozvánka, 4 produkce příprava, 50 54 1685kingov komunikace s akce komunikac 1686ý VIP es 1687večírek protokolem, dodavateli, 1688 příprava výzdoba, 1689 komunikac 1690 es 1691 protokole 1692 m, akce 1693 samotná, 1694 úklid 1695rozsvěc zho kreativa kreativa 4 komunikace s 20 produkce v koordinace 10 34 1696ení dno v rámci médii, terénu médií na 1697stromu cení marketi protokol, místě, 1698- před ngu - příprava servis VIP 1699obsaho ešlé napojen focení, hostů, .. 1700vá část, ho í na příprava 1701kreativ roku program podkladů pro 1702a, vip ovou marketing 1703protok část 1704ol, 1705koordi 1706nace 1707médií a 1708vstupy, 1709videoz 1710áznam 1711a 1712focení 1713(koordi 1714nace) 1715admini dobí řešení 60 objedná 20 objed 20 objednávky, 20 vyúčtování zpracování 18 30 1716strativa hajíc fakturací vky, návky smlouvy, faktur, 0 0 1717- í , debata plány, , vyúčtování komunikac 1718objedn vyúč nad smlouvy plány es 1719ávka, tová finanční , dodavateli, 1720faktura ní mi smlo schvalován 1721, uzávěrk uvy, í procesy 1722smlouv ami vyúčt ve wf 1723a, jednotliv ování 1724vyúčto ých 1725vání, dílčích 1726porady projektů 1727Součet 2 1728 52 1729 4 1730 1731 1732 1733 1734 25 Strana 26 17352.4.5 Marketing 2024 1736 1737 marketing projektu Brněnské Vánoce a doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1738 Pra 1739 cno 1740marketing květe litostop st 1741a lede Pra Pozn Pra n- Pra Pra Pra ad- Pra cel 1742doprovodn n- Poznámk cno březen- ámk cno červe Poznám cno červenec Pozná cno cno prosine cno ke 1743é činnosti únor y st duben y st n ky st -srpen mky st září-říjen Poznámky st c Poznámky st m 1744 řízení 20 1745 lidí, 1746 zhodnoc řízení debat 1747 zhod ení mkt nast lidí, y nad 1748 noce strategie avení debaty dílčím 1749 ní projektu aplikac týmu nad i řízení lidí, 1750strategické před (personál e úkolů , dílčími aktivit debaty nad řízení lidí, 1751řízení ešlé ní ze proc koordi aktivitam koordino ami, dílčími koordin debaty nad 1752marketingu ho rozložení zhodno esů, nován i, vání kreati koordino aktivitami, ování dílčími 1753BV roku , ..) 2 cení hmg 2 í týmu kreativa 2 týmu va 2 vání týmu kreativa 2 týmu aktivitami 10 1754 deba 30 1755 ta 1756 nad 1757 6-8 lidí, vizua 1758 zhodnoc litou, 1759 ení zadá 1760 efektivno ní 1761 sti pro 1762 komunik agen 1763 ace, tury, 1764 webu, přípr 1765 tiskovin, ava 1766 kampaní, hmg, 1767 analýza přípr 1768 zhod mkt ava 1769 noce nástrojů, plán 1770porady ní analýza u pro 1771marketingu před zpětné příprav přípa průbě 1772a ešlé vazby ya dné žné průběžn 1773komunikac ho veřejnost zadání úpra porad průběžné průběžné é 1774e Vánoce roku i 4 mkt vy 4 y 4 porady 2 porady 8 porady 8 1775 nastavení 10 1776 kampaní, 1777 spolupráce 1778 analý s partnery 1779 za skrz prodej, 1780 prod průběžná 1781 ejů z analýza 1782 před rešerše a prodejů a 1783 chozí oslovení úprava 1784 ho lokálních schůz kampaní 1785 roku, výrobců, ky nad pro 1786 kreat komunik vzorky podporu 1787 ivní ace s , prodeje, 1788 návr hledá nimi, telefo výroba, zadání příprava a 1789 hy ní případně ladění ny, příprava textů, fotek, propaga design 1790vánoční před dodav výběrové vzorků, úprav pro zadání věc ce, prodejního 1791suvenýry kreativa mětů 2 atelů řízení 2 výroba a 1 eshop do eshopu 2 prodej stánku 3 1792 schůzky, 28 1793 porady, 1794 domluva 1795 komunik nad 1796 ace s VŘ, kreativou k 1797 zhod prodejci, právník, doprovodné 1798 noce dotazník, smlouvy mu 1799 ní telefony, přípra (weby, programu, komunikac 1800 před zpětná va portál kreativa na e na místě, 1801 ešlé vazba od výběr aktualiza zadavatel komunik nádvoří produkc průběžné 1802Gurment ho veřejnost ového ce, e, ace s (výzdoba, ev úpravy dle 1803Vanoce roku i 2 řízení úpravy 2 dragon) 4 prodejci úpravy) 10 terénu potřeb 10 1804výkostní přípr 165 1805propagace avné 1806- fáze 1807koordinace kam 1808grafických paní, 1809prací, kom zprac 1810příprava unika ování 1811tiskovin, ce s podkl 1812výlepové grafi adů 1813kampaně + ckou na 1814zajištění agen základ 1815tisků, PPC turou ě branding 1816kampaně a a našic trhů na 1817koordinace další h místě, 1818online analýzy mi infor průběžná 1819aktivit jednotliv doda mací výměna 1820(web, FB, ých vateli a tiskovin a 1821Instagram), kampaní, , partn dodávání plakátů, 1822další komunik aktu komunik erů podkladů reakce na 1823kanály, ace s aliza ace a (pak dodavatelů doplnění 1824správa dodavate ce agenturo násle m informací 1825sociálních zhod li služeb, poža přípra u/umělc duje kampaní(tis od prodejců 1826sítí, noce zpětné debata davk va em, copyw koviny, kampan az 1827kampaně, ní vazby od nad ů na vizuali schůzky, riting, první bannery, ě, práce infocenter, 1828distribuce před veřejnost vizualit grafi ty a editace korekt kampaně posty na na grafické 1829tiskovin, ešlé i, z ou a cké grafic parametr příprava ury, , výlepy, sociální místě zpracování 1830led ho infocente změna prác kých ů na tiskovin a překla online sítě, (značen různých 1831obrazovka roku r 4 mi e, 20 prací tiskoviny 15 kampaní dy) 76 reklamy inzerce, ..) 30 í, ..) výstupů 20 1832 1833 1834 1835 1836 26 Strana 27 1837 marketing projektu Brněnské Vánoce a doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1838 Pra 1839 cno 1840marketing květe litostop st 1841a lede Pra Pozn Pra n- Pra Pra Pra ad- Pra cel 1842doprovodn n- Poznámk cno březen- ámk cno červe Poznám cno červenec Pozná cno cno prosine cno ke 1843é činnosti únor y st duben y st n ky st -srpen mky st září-říjen Poznámky st c Poznámky st m 1844 smlo 1845 uvy s 1846 doda 1847 vateli 1848 1849 1850 1851 1852 posty, 70 1853 monitor 1854 ování z 1855 terénu, 1856 reakce 1857 na 1858 koment 1859 áře na 1860 několik 1861 a 1862 přípravná sociální 1863sociální fáze - ch denně 2 1864sítě plán 10 sítích hodiny 60 1865 zhod analýzy 35 1866 noce návštěvn příprava 1867tvorba a ní osti progr podkladů vkládání 1868správa před webu, debata amov pro texty, textů, 1869webové ešlé jednotliv nad ání program sázení korektury, průběžn denní 1870prezentac ho ých sekcí změna webu/ ování, editace, webu dle překlady, á aktualizace 1871e akce roku apod. 5 mi texty úpravy 5 úpravy 5 programu úpravy 10 editace informací 10 1872programo progr 1873 20 1874vání a amov 1875správa ání, úprava 1876systému testov úprava úprava systém 1877Dragon ání 5 systému 5 systému 5 u 5 1878 texty pro 50 1879 tiskoviny, 1880 doprovod 1881 né weby, 1882 partnery, 1883copywriting Czehc psaní texty 1884- web, tourism, textů, texty web, 1885tiskoviny a zahranič korekt web, tiskovin 1886další, ní tour ury, tiskoviny, psaní textů, y, psaní textů, 1887překlady, operátor překla inzerce, korektury, inzerce, korektury, 1888korektury y, .. dy 10 online překlady 10 online překlady 30 1889 schůz průběžn 30 1890 komunik ky, á 1891příprava ace s přípra příprava komuni 1892tiskových médii va tiskové kace s 1893zpráv, nad podkl konferen médii, 1894vztahy s komunik adů ce, novináři 1895médii, ačním pro koordina (rozhov 1896novinářské plánem, mediá ce s TIS tisková ory, 1897brífinky, mediální lní MMB a zpráva, dotazy, komunikac 1898zadávání partnerst partn Brno- komunikac články.. e s médii na 1899inzerce ví erství 5 střed e s novináři 5 ) denní bázi 20 1900 monitori 20 1901 ng 1902 potenciál denní 1903 ních itinerář, 1904 novinářů/ reservace 1905koordinace influence hotely a 1906a realizace rů, gastro, 1907press a komunik komunikac provázení 1908influencer ace, e s nimi, zahraničníc 1909tripů, dohodnu odsouhlase h novinářů 1910kontaktní tí ní, a 1911osoba pro podmíne komunikac servis infliencerů, 1912zahraniční k, příprava e s Czech na příprava 1913média smlouvy 5 programu tourismem 5 místě programu 10 1914 výběr 40 1915koordinace kostel 1916otevření ů, 1917brněnskýc výběr 1918h kostelů umělc 1919pro ů, 1920veřejnost, komu 1921spolupráce nikac obhlídky 1922na komunik es komunik jednotlivých 1923uměleckýc ace s nimi - ace s míst, 1924h kostely, kreati kostely, schůzky s smlouvy 1925intervencíc komunik va, komunik kostely, , plán 1926hv ace s připo ace s definování realizac 1927kostelích, umělci mínky 10 umělci podmínek 10 e, texty 20 1928 1929 1930 1931 1932 27 Strana 28 1933 marketing projektu Brněnské Vánoce a doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 1934 Pra 1935 cno 1936marketing květe litostop st 1937a lede Pra Pozn Pra n- Pra Pra Pra ad- Pra cel 1938doprovodn n- Poznámk cno březen- ámk cno červe Poznám cno červenec Pozná cno cno prosine cno ke 1939é činnosti únor y st duben y st n ky st -srpen mky st září-říjen Poznámky st c Poznámky st m 1940 komunikac 15 1941 e s partnery 1942 průběžn dětského 1943program é programu, 1944dětské doplněn vytvoření 1945vesničky í dětských 1946na dětskéh her na 1947Dominikán o místě, 1948ském progra doplňování 1949náměstí mu pomůcek 15 1950 definování 30 1951 témat, 1952 příprava domluva s nasazen 1953koordinace fotky, průvodci, í do 1954a příprava příprava objednávky, prodeje, a průběžné 1955projektu témat, příprava marketi sledování 1956Autentické komunik textů a ng, prodejů a 1957prohlídky ace s podkladů koordin aktualizace 1958ZIMA průvodci pro prodej 15 ace kampaní 15 1959 komu 14 1960 nikac 1961 es 1962 fotogr 1963 afy, 1964 jejich 1965fotodokum výběr, 1966entace výběr koordin 1967zahájení a komunik akcí a domluva ace 1968programov ační plán míst k s focení v a 1969ých částí (kde kdy nafoc fotografy, terénu, harmonogr 1970festivalu kdo) ení 6 smlouvy 6 hod eshop am focení 8 1971 smlouvy, 50 1972 produkce 1973 , 1974 komunik památkář 1975 ace s i, produkc 1976světelné umělci, potřebné ev 1977instalce výběr 10 povolení 10 terénu 30 1978 nad 10 1979 vyhlášením 1980 a předáním 1981 výhry, 1982 přípra předávání v 1983European va komuni Brně 1984Christmas přihlá komunik kace s (dělalo to 1985City šky ace s EU 5 EU OZV) 5 1986Strom - 50 1987převoz, příprava komunik produkce 1988charita, převozu s ace s akce, VIP 1989doprovodn výběr ČČK Bílovice převoz protokol, 1990é aktivity výběr stromu v (termín, mi, (market přítomnost 1991(100 let..), strom lese s produkce příprava ing, na místě po 1992ČČK u TSB 10 ) 15 akce 5 focení) celý den 20 1993doprovodn 100 1994é atrakce 1995na trzích - 1996šalinka, zapra 1997rolničky, cová 1998betlém, zpětná ní 1999drak, vazba od nový příprava na 2000gamifikace veřejnost ch komu schůz místě, 2001, fontána. i, analýza nápa nikac ky, průběžná 2002Gate, zhod efektivno dů a es komunik komu komunik kontrola 2003kuličky, noce sti a proje dodav ace s nikac ace s během 2004vánoční ní smyslupl ktů, ateli, dodavate e, dodavate definování akce, 2005stánek, před nosti úpra s li, výjezd li, podmínek, komunikac 2006dvorky, ešlé jednotliv vy archit kreativní příprava na příprava fungování, produkc e s partnery 2007Mečová a ho ých stáva ekty včlenění produkce Betlé produkce komunikac ev a 2008nádvoří, roku činností 5 kreativa jících 5 trhů do trhů 10 , smlouvy m, .. 10 , smlouvy e 20 terénu dodavately 50 2009 schůz 20 2010 ky, 2011 domlu 2012 va nas 2013 spole 2014 čným 2015 mkt, 2016 domlu 2017 va 2018 nad 2019 systé 2020komunikac mem 2021e s Brno- sdělo 2022střed - vání 2023sdílení infor 2024programu a mací výměna 2025informací - plánován (drago sdílení předávání plnění podkladů a 2026jiné í n informací podkladů, kanálů, informací 2027organizace komunik apod. (schůzky, dílčí aktualiz na denní 2028apod. ace ) 5 maily..) schůzky 5 ace bázi 10 2029 2030 2031 2032 2033 28 Strana 29 2034 marketing projektu Brněnské Vánoce a doprovodných aktivit, projektu Dárky z Brna a podpora propagace projektu Daruj kelímek 2035 Pra 2036 cno 2037marketing květe litostop st 2038a lede Pra Pozn Pra n- Pra Pra Pra ad- Pra cel 2039doprovodn n- Poznámk cno březen- ámk cno červe Poznám cno červenec Pozná cno cno prosine cno ke 2040é činnosti únor y st duben y st n ky st -srpen mky st září-říjen Poznámky st c Poznámky st m 2041 komuni 160 2042 kace s 2043 pořadat 2044 eli akcí, 2045 zpracov 2046 komunik ání 2047 ace s obsahu 2048 pořadatel pro tisk 2049 i akcí, a 2050 zpracová online, 2051 ní obsahu vkládáá 2052 pro tisk a ní na 2053 online, weby, 2054 vkládáání příprava 2055 na weby, pro 2056 příprava sociální 2057 pro sítě, 2058 sociální komuni 2059 sítě, kační 2060 komunik plány 2061 ační partner 2062 plány ských 2063 defino partnersk akcí 2064 vání ých akcí (advent 2065 klíčov (adventní ní 2066 ách koncerty, koncert 2067 partn trhy na y, trhy 2068 erů v BVV a na BVV 2069 oblast měské a měské 2070 i části, části, 2071 dopro divadla, divadla, 2072 vodné …), …), 2073 ho korektury korektur 2074sběr plánován progra textů, y textů, 2075informací k í mu v výběr výběr 2076vánočnímu komunik celém vhodných vhodný 2077Brnu ace Brně 5 fotek 65 ch fotek 90 2078 příprava, 34 2079 komunikac 2080 es 2081 dodavateli, 2082 pozvánka výzdoba, 2083 , komunikac 2084 komunik es 2085 ace s VIP protokolem 2086 protokole , akce 2087networking m, produkc samotná, 2088ový večírek příprava 4 e akce úklid 30 2089rozsvěcení 20 2090stromu – 2091obsahová 2092část, komunik 2093kreativa, ace s 2094vip kreativa médii, 2095protokol, v rámci protokol, 2096koordinace marketin příprava 2097médií a gu – focení, 2098vstupy, napojení příprava koordinace 2099videozázna na podkladů médií na 2100m a focení program pro produkc místě, 2101(koordinac kreati ovou marketin ev servis VIP 2102e) va část 4 g 6 terénu hostů, .. 10 2103 řešení 170 2104 fakturací, 2105 debata 2106 nad 2107 finanční zpracování 2108administrat mi faktur, 2109iva – dobí uzávěrka komunikac 2110objednávka hajíc mi objed objednáv objednáv es 2111, faktura, í jednotliv návky, ky, plány, ky, dodavateli, 2112smlouva, vyúč ých plány, smlouvy, smlouvy, schvalovací 2113vyúčtování, tová dílčích smlou vyúčtová vyúčtová vyúčtov procesy ve 2114porady ní projektů 10 vy 20 ní 30 ní 30 ání wf 80 2115 2116 1 2117Součet 191 2118 2119 2120 2121 21222.4.6 Ekonomická a administrativní oblast 2123Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Hodiny 23 Hodiny 24 2124faktury přijaté - zaúčtování 2125 2126 2127 2128 29 Strana 30 2129Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Hodiny 23 Hodiny 24 2130Likvidace - zaúčtování přijatých 2131 Tisk, zaúčtování, účetní kontrola 1 hod 1 faktura 200,0 230,0 2132faktur (pí. )(DPH, náležitosti daňového včetně kontroly 2133 dokladu), vytištění žádanky před hlavní účetní. 2134 vznikem, tabulka čerpání, žádanka 2135 po vzniku. Kompletace a předání k 2136 proplacení. Posílá i elektronicky. 2137 Fyzicky se na fakturu napíše datum a 2138 doklad proplacení. Hlavní účetní 2139 zkontroluje a schválí. Založení. 2140Rozúčtování mzd. Nákladů na BV (pí. 50 hod/rok 50,0 50,0 2141 ) 2142DPH (pí 2143 Kontrola, Vygenerování z účetnictví, 1 den / měsíc = 68,0 68,0 2144 WF ke schválení 5 měsíců, zbytek 2145 0,5 dne 2146 2147Součinnost výběrová řízení, 170,0 2148smlouvy revize, schvalování, 2149rozpočty 2150administrace Karatu - nastavení V roce 2023 nastavování scénářů, v 36,0 - 2151schvalovacích procesů roce 2024 již funguje a téměř nulová 2152 pracnost. 2153Personální a mzdové zajištění Nastavování směn a dalších 100,0 - 2154 parametrů v systému - v roce 2023, v 2155 roce 2024 již nastaveno 2156 2157Administrativa PaM 100,0 - 2158 2159Administrativní oblast – v roce 2024 podpora 2160nového systému, zajištěno v rámci běžných 2161činností 2162registr smluv, pošta odeslaná, 375,0 - 2163přijatá 2164koordinace podpisování smluv, 141,0 - 2165evidence 2166komunikace se stánkaři, porady, 35,0 - 2167součinnost s dodavateli, 2168organizování schůzek (do 2169nástupu na MD) 2170součinnost při výběrových řízení 45,0 - 2171a administraci smluv 2172komunikace se stánkaři, porady, 180,0 - 2173součinnost s dodavateli, 2174organizování schůzek (nástup po 2175Vykoukalové) 2176Součet 1 500,0 348,0 2177 2178 21792.4.7 Ostatní 2180Činnost Detailní popis/poznámka Provádí Hodiny 23 Hodiny 24 2181Ostatní 2182 1 2183výpomoc marketingu, 2184koordinace networkingové akce 60,50 2185 2186 2187 2188 2189 30 Strana 31 2190Činnost Detailní popis/poznámka Provádí Hodiny 23 Hodiny 24 2191 1 2192koordinace a realizace press a 2193influencer tripů, kontaktní 2194osoba pro zahraniční média 76,00 2195 1 2196koordinace otevření brněnských 2197kostelů pro veřejnost, prohlídky 2198zimní 92,00 2199 1 2200světelné instalace, gourmet 2201zóna - komunikace s prodejci 157,00 2202Celkem 228,50 157,00 2203 2204 2205 2206 22073.4.7 Porady k BV 2208Činnost Detailní popis/poznámka Pracnost Kdy Provádí Hodiny 2209 - únor - duben 2x do měsíce únor - duben 4x 2210 - květen až prosinec (kromě prázdnin) - květen - červen 8x 2211 - každý týden - září - prosinec 17x 2212 - platí pro všechny oblasti 2213 Celkem 29x 2214Porady k BV 2 hod 10 osob 580 2215Součet 580 2216 2217 22182.5 Analýza popisu procesů z hlediska pracnosti a 2219 mzdových/osobních nákladů 2220Pracnosti k jednotlivým činnostem byly stanoveny na základě kvalifikovaného odhadu 2221pracovníků, kteří tyto činnosti reálně vykonávají, nebo je řídí. Bohužel, někteří pracovníci již 2222v TIC nepracují, pak byl použit odhad stávajících vedoucích pracovníků. 2223 2224 22252.5.1 Výpočet průměrné mzdové hodinové sazby v Kč 2226Výpočet byl proveden na základě dat z dodaných dokumentů: 2227 • Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2023_popis cinnosti.xlsx 2228 • Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2024_popis cinnosti.xlsx 2229 2230Rok 2023: 2231Osobní náklady za rok 2023 v celkové výši (s odvody) 4 056 415,01 Kč 2232z toho: 2233mzdové náklady zaměstnanci HPP (bez odvodů) 2 991 625,00 Kč 2234mzdové náklady zaměstnanci DPP (bez odvodů) 22 774,00 Kč 2235celkem mzdové náklady (bez odvodů) 3 014 399,00 Kč 2236zákonné odvody z mezd (HPP + DPP) 1 042 016,01 Kč 2237 2238 2239 31 Strana 32 2240mzdové náklady zaměstnanci HPP (vč. odvodů) 4 025 768,50 Kč 2241mzdové náklady zaměstnanci DPP (vč. odvodů) 30 646,51 Kč 2242Vykázané hodiny celkem (kromě DPP) 11 542,00 2243 2244 2245∅ hodinová sazba zaměstnance na HPP (včetně odvodů) 348,8 Kč 2246 2247 2248Rok 2024: 2249Osobní náklady za rok 2024 v celkové výši (s odvody) 1 866 960,14 Kč 2250z toho: 2251mzdové náklady zaměstnanci HPP (bez odvodů) 1 350 776,00 Kč 2252mzdové náklady zaměstnanci DPP (bez odvodů) 36 398,00 Kč 2253celkem mzdové náklady (bez odvodů) 1 387 174,00 Kč 2254zákonné odvody z mezd (HPP + DPP) 479 786,14 Kč 2255mzdové náklady zaměstnanci HPP (vč. odvodů) 1 817 973,05 Kč 2256mzdové náklady zaměstnanci DPP (vč. odvodů) 48 987,09 Kč 2257Vykázané hodiny celkem (kromě DPP) 5 026,00 2258 2259 2260∅ hodinová sazba zaměstnance na HPP (včetně odvodů) 361,7 Kč 2261 2262 22632.5.2 Meziroční porovnání pracnosti a osobních nákladů 2264Komentář k pracnostem: 2265Programové zajištění: 2266 • V roce 23 NS a DN, v 24 pouze NS. V r. 24 systém Dragon práci zrychlil. (Nejsou k 2267 dispozici pracovníci z roku 23, nelze zjistit úsporu systému Dragon) 2268Marketing: 2269 • Personální změny v roce 23 - noví pracovníci se zaučovali (ved MKT odcházela na 2270 mateřskou, nová pracovnice se učila, MKT manažer 2. 2271 • v roce 23 se zaváděly nové akce (24 už opakované) - Gourmet Vánoce na nádvoří 2272 staré radnice - tam se stavěl trh od nuly - nový koncept, nové stánky, výběr gastro 2273 poskytovatelů atd. - v r 24 už se jenom kopírovalo - mnohem jednodušší, 2274 • Nově se řešilo otevření kostelů během BV 2275 • Nově LED obrazovka na NS na pódiu - pouštěly se posty ze soc. sítí, program, tipy 2276 prodejců na jídlo - v r. 23 se vymýšlel koncept, šablony, náplň - v r. 24 už se 2277 kopírovalo 2278 • Dětská vesnička - v r.23 nově - zařizovaly se workshopy, videa, program. V r. 24 už 2279 bez těchto věcí - produkčně jednodušší. 2280 • Ve 23 přihláška do Evropské město vánoc - složitá komunikace, zjišťování podmínek 2281 a průběhu. V r. 24 už jenom vyhlášení a přebíralo cenu MMB Odb. Zahraničních 2282 vztahů. 2283 • V r. 23 kompletně nový WEB - nová struktura, jiné texty, v r. 24 už jenom editace. 2284 Použita stejná vizualita v r. 24. 2285 • Nové typy plakátů a letáků - vymýšlelo se, v r. 24 už jenom editace vymyšleného. 2286 2287 2288 32 Strana 33 2289 • V 23 příprava tiskové konference, texty, organizace … cca 20 hodin. V r. 24 už 2290 nebylo. 2291 2292 Vykázaná Původní WF 20233 Výpočet Vykázaná Původní WF 20247 Výpočet 2293 skutečnost výkaz 20232 20234 skutečnost výkaz 20246 20248 2294 20231 20245 2295 2296 2297 2298 - - 0 - - 2299 2300 Hlavní manažer vánoc [hod.] 1 560,0 0 0 2301 - - - - 2302 2303 Technické zajištění [hod.] 2 590,0 1 037,5 2 643,0 1037,5 2304 - - - - 2305 2306 Programové zajištění [hod.] 1 008,5 354,8 437,0 354,8 2307 - - - - 2308 2309 Ekonomická a administrativní oblast [hod.] 2 110,0 1 500,0 13,0 348,0 2310 - - - - 2311 2312 Obchodní činnost [hod.] 1 525,0 706,5 816,0 706,5 2313 MKT [hod.] - 2 396,0 - 2 524,0 - 920,0 - 1191,0 2314 2315 2316 - - - - 2317 2318 Ostatní [hod.] 228,5 157,0 157,0 0,0 2319 - - - - 2320 2321 Porady k BV [hod.] - 580,0 - 580,0 2322 2323 2324 Celkem - 11 418,00 9 828,00 6 859,74 4 986,00 5 152,50 4 217,74 2325 2326 2327 2328 2329 ∅ hodinová sazba zaměstnance [Kč] 348,80 361,70 2330 2331 2332 Osobní náklady [Kč] 3 975 541,01 3 982 598,40 3 428 006,40 2 392 676,44 1 866 959,14 1 803 436,20 1 863 659,25 1 525 555,65 2333 2334 2335 2336 23371 2338 Data skutečnosti z dokumentu „Rozpočet a skutečnost 2023“ 23392 2340 Data z dokumentu“ Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2023_popis cinnosti.xlsx“ 23413 2342 Data z dokumentu „Hodiny Mzda BV 2023.xlsx“ 23434 2344 Hodnoty z popisu procesů uvedených v kapitolách 2.4.1 až 2.4.7 23455 2346 Data skutečnosti z dokumentu „Rozpočet a skutečnost 2024“ 23476 2348 Data z dokumentu“ Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2024_popis cinnosti.xlsx“ 23497 2350 Data z dokumentu „Hodiny Mzda BV 2023.xlsx“ 23518 2352 Hodnoty z popisu procesů uvedených v kapitolách 2.4.1 až 2.4.7 2353 2354 2355 33 Strana 34 2356Porovnáme–li hodnoty vykázané jako skutečnost roku 2023 s vypočtenými hodnotami z mapování 2357procesů, pak došlo k překročení osobních nákladů o 1 582 864,57 Kč, což je o 40%. 2358 2359Porovnáme–li hodnoty vykázané jako skutečnost roku 2024 s vypočtenými hodnotami z mapování 2360procesů, pak došlo k překročení osobních nákladů o 343 403,49 Kč, což je o 18%. 2361 2362Je třeba vzít v úvahu, že hodnoty pracnosti vyplývající z popisu procesů jsou stanoveny na základě 2363kvalifikovaného odhadu pracností u jednotlivých detailních činností a následného výpočtu. Proto je 2364obvyklé brát v úvahu toleranci a nečinit závěry, pokud vykázané hodnoty vs. vypočtené (zjištěné) 2365hodnoty z popisu procesů se pohybují v tolerančním pásmu +- 10%9. 2366 2367 23682.6 Závěry 2369Pracnost 2370 2371V roce 2023 byly osobní náklady vykázané u akce Brněnské Vánoce významně vyšší než 2372náklady vypočtené na základě zmapovaných agend a odhadované pracnosti. Výpočty přitom 2373zohlednily zvýšenou pracnost některých činností v období po pandemii COVID-19, zavádění 2374nových položek a aktivit v rámci BV, jakož i absenci či postupné zavádění nových 2375informačních systémů, které vedlo k vyšší administrativní zátěži. Přesto zůstává rozdíl mezi 2376skutečnými a odhadovanými náklady značný. 2377 2378Za účelem snížení rozdílů mezi plánovanými (vypočtenými) a skutečnými osobními náklady a 2379pro zajištění jejich lepší doložitelnosti se doporučuje: 2380 2381 1. Pravidelná aktualizace kalkulace pracnosti 2382 o Provádět minimálně jednou ročně revizi odhadů pracnosti jednotlivých agend 2383 spojených s BV. 2384 o Zohlednit změny v organizačním zajištění, legislativě, informačních systémech 2385 a rozsahu programu. 2386 2. Zavedení časového reportingu 2387 U vybraných pracovníků vést průkaznou a jednotně metodicky nastavenou evidenci 2388 odpracovaného času na činnostech souvisejících s BV, ideálně v členění podle 2389 konkrétních úkolů nebo agend. Evidence je v současnosti vedena v systému 2390 WorkFlow, avšak vykázaná data se v některých případech liší od údajů uvedených v 2391 jiných dodaných dokumentech, což snižuje jejich vypovídací hodnotu. Zejména 2392 v těchto dokumentech (nejenom hodnoty, ale i jména pracovníků): 2393 2394 • Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2023_popis cinnosti.xlsx ve vztahu k 2395 Hodiny Mzda BV 2023.xlsx – dokument vygenerovaný z evidence odvedených hodin 2396 v systému WorkFlow 2397 • Detailní přehled mzdových nákladů projektu BV2024_popis cinnosti.xlsx ve vztahu Hodiny 2398 Mzda BV 2024.xlsx - dokument vygenerovaný z evidence odvedených hodin v systému 2399 WorkFlow 2400 2401 3. Vyčíslení vlivu mimořádných faktorů 2402 24039 2404 Ověřená praxe z jiných obdobných projektů (Např. E.ON, EGD, Teplárny Brno, DPMB, Tokoz,, Fakulta 2405 architektury VUT Brno, Fakulta strojního inženýrství VUT Brno apod.) 2406 2407 2408 34 Strana 35 2409 o Při plánování a vyhodnocování nákladů samostatně evidovat vliv 2410 mimořádných okolností (např. COVID-19, nové systémy, nové aktivity), aby 2411 bylo možné odlišit běžné provozní náklady od nákladů způsobených těmito 2412 faktory. 2413 4. Oddělené sledování hlavní a doplňkové činnosti 2414 o U osobních nákladů rozlišovat, zda se vztahují k činnostem spadajícím do 2415 hlavní, nebo doplňkové činnosti TIC, a toto členění uvádět i v interních a 2416 externích reportech. 2417 5. Transparentní prezentace rozdílů 2418 o V pravidelných zprávách pro vedení a zřizovatele uvádět přehled mezi 2419 plánovanými a skutečnými náklady s odůvodněním významných odchylek. 2420 2421Byly zjištěny nesoulady v uváděné pracnosti pozice Hlavního manažera Brněnských Vánoc. 2422V některých dokumentech je uvedeno, že se této akci věnoval v rozsahu 100 % své pracovní 2423kapacity, avšak podle záznamů v systému WorkFlow byla vykázána pouze část této kapacity. 2424V roce 2024 byla akce Brněnské Vánoce realizována již bez této pozice. 2425 2426Projektové řízení 2427 2428Přestože v daném období (většina roku 2023) působil hlavní manažer Brněnských Vánoc, 2429nebyly naplněny některé základní principy projektového řízení. Chyběl zejména: 2430 2431 • Komplexní harmonogram hlavní akce s vymezením všech klíčových milníků. 2432 • Definice přidružených akcí včetně určení jejich odpovědných osob, dílčích 2433 harmonogramů a samostatných rozpočtů. 2434 2435Pro efektivní řízení projektu je zásadní mít od počátku k dispozici věrohodný a realistický 2436rozpočet. V případě BV je hlavním zdrojem příjmů pronájem prodejních stánků. První verze 2437rozpočtu však vycházela u příjmové části z vyvolávacích cen pronájmů, které se následně 2438významně lišily od skutečně dosažených cen i od celkového součtu příjmů. Tento rozdíl mohl 2439ovlivnit přesnost plánování a řízení finančních zdrojů v průběhu přípravy a realizace akce. 2440 2441Za účelem zvýšení efektivity a transparentnosti řízení akce Brněnské Vánoce se doporučuje 2442zavést jednotný projektový rámec s následujícími opatřeními: 2443 2444 1. Vypracování komplexního projektového plánu 2445 o Zpracovat úvodní dokument „Projektový plán BV“, který bude obsahovat: 2446 § Hlavní harmonogram s klíčovými milníky. 2447 § Přehled přidružených akcí (doprovodný program, marketingové 2448 aktivity, logistické zajištění) včetně odpovědných osob, dílčích 2449 harmonogramů a rozpočtů. 2450 § Postup pro aktualizaci harmonogramů při změnách v průběhu realizace. 2451 2. Realistický rozpočet od počátku projektu 2452 o Při tvorbě první verze rozpočtu příjmů zohlednit reálně dosažitelné ceny 2453 pronájmů stánků na základě historických dat a předběžných kvalifikovaných 2454 odhadů zohledňující inflaci a další aspekty. 2455 o Uvést vedle „vyvolávacích“ cen i odhad skutečných cen, aby byl rozpočet 2456 použitelný pro věcné plánování. 2457 3. Pravidelná kontrola a revize 2458 2459 2460 2461 35 Strana 36 2462 o Zavést průběžnou kontrolu rozpočtu a harmonogramu (např. měsíční report), 2463 která umožní včas reagovat na odchylky a přijímat nápravná opatření. 2464 o Zajistit archivaci všech verzí harmonogramů a rozpočtů pro účely vyhodnocení 2465 a zlepšování procesu v dalších ročnících. 2466 4. Odpovědnosti a schvalovací proces 2467 o Jasně stanovit odpovědnosti hlavního manažera anebo pracovníka, který tuto 2468 roli zastává a vedoucích jednotlivých agend včetně termínů pro dodání 2469 podkladů. 2470 o Nastavit formální proces schvalování klíčových dokumentů (projektový plán, 2471 rozpočet, změnové listy) vedením TIC. 2472 5. Použití nástrojů projektového řízení 2473 o Využít specializovaný software pro řízení projektů (např. MS Project, Asana, 2474 Trello…) k jednotné evidenci harmonogramů, rozpočtů, úkolů a odpovědností. 2475 o Zajistit školení pracovníků pro efektivní využívání těchto nástrojů. 2476 2477Relativně vysoké náklady na marketing 2478 Je třeba zdůraznit, že marketingové aktivity spojené s Brněnskými Vánocemi (BV) nelze 2479 posuzovat výhradně jako náklad na doplňkovou činnost. Marketing v tomto případě plní dvojí 2480 roli: 2481 2482 1. Propagace akce BV – podporuje návštěvnost a obchodní úspěch samotných trhů 2483 (pronájem stánků, organizace programu apod.), což má charakter doplňkové činnosti TIC. 2484 2. Plnění hlavní činnosti TIC – prostřednictvím BV marketing současně propaguje město 2485 Brno jako turistickou a kulturní destinaci, posiluje jeho image a atraktivitu. Tato část 2486 aktivit je svým charakterem součástí hlavní činnosti TIC a slouží k naplňování jeho 2487 zřizovací funkce. 2488 2489 V praxi to znamená, že TIC Brno u BV nejen organizuje vlastní trhy, ale také se aktivně podílí 2490 na propagaci Brna jako celku – například koordinací mediálních kampaní, PR aktivit či 2491 pořádáním doprovodných akcí, které přesahují rámec samotného trhu. Proto nelze 2492 marketingové výdaje vnímat jen jako náklad „navíc“ k doplňkové činnosti, ale je nutné je 2493 částečně chápat jako investici do hlavní činnosti organizace. 2494 2495 • Ze zjištěných skutečností a z rozhovorů s pracovníky TIC Brno vyplynulo, že při 2496 plánování a realizaci Brněnských Vánoc byla patrná tendence směrovat dosažené 2497 výnosy z akce do úhrady nákladů spojených s její organizací a doprovodnými 2498 aktivitami. V praxi to znamená, že rozpočtová strategie nebyla primárně orientována 2499 na dosažení přebytku či úspor, ale spíše na maximální využití disponibilních 2500 prostředků v rámci akce. Dle TIC je prioritou dosažení nejvyšší kvality akce. 2501 2502Doporučení pro efektivní řízení a zajištění větší informovanosti zřizovatele 2503 2504S ohledem na strategický význam akce Brněnské Vánoce pro město Brno a její citlivost z 2505pohledu veřejnosti i médií je vhodné, aby se zřizovatel podílel na kontrole a řízení akce v 2506takové míře, která nezatíží představitele města nad rámec nezbytného času, ale zajistí jim 2507dostatečný přehled a možnost včas reagovat na strategické otázky. 2508 2509Doporučení: 2510 2511 1. Zřízení pravidelného komunikačního kanálu 2512 2513 2514 36 Strana 37 2515 o Stanovit termíny čtvrtletních (přípravná fáze) a měsíčních (v průběhu 2516 realizace) stručných informačních reportů pro zřizovatele, obsahujících klíčové 2517 ukazatele (harmonogram, rozpočet, rizika, marketing, významné smlouvy). 2518 2. Definice strategických milníků pro schvalování 2519 o Určit předem seznam rozhodnutí a dokumentů, které vyžadují formální souhlas 2520 zřizovatele (např. schválení celkového rozpočtu, zásadní změny v 2521 harmonogramu, přijetí nových významných partnerů/sponzorů). 2522 3. Zástupce zřizovatele v řídicím výboru 2523 o Zřídit řídící výbor BV. 2524 o Jmenovat zástupce zřizovatele do řídicího výboru BV, který bude průběžně 2525 informován a bude moci předávat strategické podněty, aniž by bylo nutné 2526 zapojovat vedení města do každodenní operativy. 2527 4. Motivační a hodnoticí mechanismus 2528 o Nastavit hodnoticí ukazatele (KPI) pro TIC v souvislosti s efektivitou a 2529 hospodárností pořádání BV, a jejich plnění pravidelně vyhodnocovat. 2530 o Využít tato vyhodnocení pro motivaci TIC (např. formou uznání, mediální 2531 podpory, případně finančních motivačních nástrojů, pokud to právní rámec 2532 umožní). 2533 2534Tento model umožní zřizovateli zůstat včas informován, soustředit se na strategická 2535rozhodnutí a zároveň posílit odpovědnost TIC za efektivní přípravu a realizaci akce. 2536 2537 2538 2539 25403. Ověření úplnosti vykázání nákladů na specifické 2541 prvky výzdoby (dračí vejce a krokodýl ve svetru) v 2542 rámci akce Vánoce Brno v letech 2023 a 2024. 2543 25443.1. Drak ve svetru – Brněnské Vánoce 2023 2545Základní charakteristika 2546Dle TIC se jedná o unikátní autorské dílo. Součástí byla výroba nerezového exoskeletu a 2547speciálního úpletu z odpadového materiálu. 2548Výběrové řízení 2549Zakázka byla zadána jako VZ malého rozsahu postupem přímého zadání dle směrnice č. 25506/2023. Odůvodnění výjimky bylo doloženo a právně stvrzeno. Postup je souladu 2551s legislativou a vnitřními předpisy. 2552 2553 • Dodavatel: NAHAKU s.r.o. 2554 • Cena: 600 000 Kč bez DPH (726 000 Kč s DPH) 2555 2556 Nebyly zjištěny nedostatky. 2557 2558 2559 2560 37 Strana 38 2561Cena 2562Výše ceny v rámci prováděného auditu nebyla posuzována. K ověření oprávněnosti výše ceny 2563je zapotřebí zpracovat znalecký posudek, který by vyhodnotil, zda se jedná o autorské dílo. A 2564výše ceny byla v tomto kontextu posouzena. 2565 2566Tento bod je nad rámec definice rozsahu prováděného auditu. 2567 2568Účetní souvislosti 2569Byla sjednána záloha 50 %, doplatek formou konečné faktury. Úhrady proběhly ve správné 2570výši a včas, zaúčtování odpovídalo směrné účtové osnově. Nebyly zjištěny nedostatky. 2571Zařazení do majetku 2572Majetek byl převzat 22.11.2023 a uveden do užívání dne 22.12.2023. Kontrolující upozorňují 2573na nesoulad – zařazení mělo proběhnout již při převzetí, tedy k 22.11.2023, a odpisování mělo 2574být zahájeno v prosinci 2023. 2575Registr smluv 2576Smlouva nepodléhala zveřejnění, jelikož podle TIC se jednalo o autorské dílo (§ 3 odst. 2 2577písm. i) zákona č. 340/2015 Sb.). V této souvislosti nebyly zjištěny nedostatky. 2578Shrnutí zjištění 2579 2580 • Postup zadání a financování zakázky byl v pořádku. 2581 • V účetnictví nebyly zjištěny nedostatky. 2582 • Nedostatek: opožděné zařazení majetku do užívání oproti skutečnému datu převzetí. 2583 2584 2585 2586 25873.2 Dračí vejce – Brněnské Vánoce 2024 2588Základní charakteristika díla 2589Dle TIC se jedná o autorské dílo. Instalace „Dračí vejce“ navázala na projekt „Drak ve 2590svetru“ z roku 2023. Jednalo se o technologicky pokročilejší dílo – samonosnou ocelovou 2591konstrukci s LED osvětlením a úpletem z odpadové hadičky, jehož výroba vyžadovala 2592speciální tkalcovský stav a čtyřtýdenní práci čtyř pracovníků. 2593 2594 2595 2596Výběrové řízení 2597Zakázka byla zadána jako VZ malého rozsahu postupem přímého zadání dle směrnice č. 25988/2024. Odůvodnění výjimky bylo doloženo písemně v interním sdělení, které zdůvodňovalo 2599pokračování spolupráce s designovým studiem NAHAKU. Kontrolující postup akceptují. 2600 2601 • Dodavatel: NAHAKU s.r.o. 2602 • Cena: 1.200.000 Kč bez DPH (1.452.000 Kč s DPH) 2603 2604 Nebyly zjištěny nedostatky. 2605 2606 2607 38 Strana 39 2608Cena 2609Výše ceny v rámci prováděného auditu nebyla posuzována. K ověření oprávněnosti výše ceny 2610je zapotřebí zpracovat znalecký posudek, který by vyhodnotil, zda se jedná o autorské dílo. A 2611výše ceny byla v tomto kontextu posouzena. 2612 2613Tento bod je nad rámec definice rozsahu prováděného auditu. 2614 2615Účetní souvislosti 2616Byly doloženy všechny faktury v celkové hodnotě 1.452.000 Kč vč. DPH, které byly 2617uhrazeny včas a v souladu se smlouvou. Účtování proběhlo správně. Nebyly zjištěny 2618nedostatky. 2619Zařazení do majetku 2620Majetek byl převzat 21.11.2024 na základě předávacího protokolu a ke stejnému dni zařazen 2621do užívání. Do evidence byl zaúčtován na účet 022 v celkové hodnotě 1.668.904,60 Kč (Dračí 2622vejce 1.367.300 Kč + dřevěná konstrukce zaklopení Skácelovy kašny 301.604,60 Kč). 2623Odpisování bylo zahájeno od prosince 2024. Nebyly zjištěny nedostatky. 2624Registr smluv 2625Smlouva byla nad rámec povinnosti uveřejněna v registru smluv, ačkoli jako autorské dílo 2626podléhala výjimce dle § 3 odst. 2 písm. i) zákona č. 340/2015 Sb. Nebyly zjištěny nedostatky. 2627Shrnutí zjištění 2628 • Zadání a realizace zakázky proběhly v souladu se směrnicemi. 2629 • Úhrady a účetnictví bez nedostatků. 2630 • Majetek byl zařazen správně a včas. 2631 • Nebyly zjištěny zásadní nedostatky. 2632 2633 2634 26354. Vyjádření k bodům z dokumentu Návrh usnesení 2636 zastupitelstva města Brna – Návrh na provedení 2637 hloubkového auditu hospodaření příspěvkové 2638 organizace TIC Brno při pořádání vánočních trhů 2639Některé body obsažené v dokumentu „Návrh usnesení Zastupitelstva města Brna – Návrh na 2640provedení hloubkového auditu hospodaření příspěvkové organizace TIC Brno při pořádání 2641vánočních trhů přesahují rozsah smluvně sjednaného plnění“. 2642 2643Vzhledem k předpokládané náročnosti a celkové pracnosti, která byla vymezena a oceněna 2644smluvní cenou, nebyly u těchto bodů provedeny klasické detailní auditní postupy. Přesto byly 2645uvedené skutečnosti posouzeny v rozsahu přiměřeném dostupným podkladům a odbornému 2646úsudku auditora, tak aby mohlo být k jednotlivým bodům zaujato stanovisko. 2647 2648Tato vyjádření nelze považovat za plnohodnotný výsledek hloubkového auditu ve smyslu 2649smluvního zadání, ale za odborný komentář nad rámec smlouvy.“ 2650 2651 2652 39 Strana 40 2653Body z dokumentu „Návrh usnesení zastupitelstva města Brna – Návrh na provedení 2654hloubkového auditu hospodaření příspěvkové organizace TIC Brno při pořádání vánočních 2655trhů“ ze dne 25.3.2025: 2656 • Dračí vejce 2657 • Krokodýl bez svetru 2658 • Nadměrné osobní náklady 2659 • Výběrové řízení 5ks dětských stánků vč. dopravy 2660 • Předražená montáž Zimního baru a stánků na Staré radnici 2661 • Chybné zveřejňování výsledků akce (např. zábor) 2662 • Daň z příjmu 2663 • Vykazování právních služeb 2664 • Náklady na elektrickou energii 2665 • Provoz Merch stánků (není v rozpočtu akce) 26664.1 Dračí vejce a krokodýl ve svetru 2667Viz předchozí kapitola. 26684.2 Nadměrné osobní náklady 2669Této problematice se detailně věnuje 1. část této zprávy. 2670 2671 26724.3 Výběrové řízení 5ks dětských stánků vč. Dopravy 2673 2674TIC Brno poskytlo vysvětlení postupu při stanovení pořizovací ceny stánků. Přestože se cena 2675na první pohled jeví jako vyšší, zdůvodnění ze strany TIC lze považovat za věrohodné Bez 2676provedení detailní analýzy ceny materiálu a technologického postupu výroby a montáže ji 2677nelze jednoznačně zpochybnit. 2678 2679Za nedostatkové však lze považovat nevyužití otevřeného výběrového řízení, které by mohlo 2680vést ke snížení pořizovací ceny. Při posuzování ceny je třeba zohlednit i požadavky na kvalitu 2681a životnost stánků s ohledem na jejich opakovanou montáž a demontáž. 2682 2683Pro objektivní zhodnocení je třeba provést detailní posouzení montážních postupů, odhad 2684pracnosti, použití manipulační techniky apod. Takováto analýza však přesahovalo rámec 2685zadání pro tento audit. 2686 2687Doporučení 2688 2689 1. Zvýšení transparentnosti zadávání zakázek – U obdobných zakázek s 2690 předpokládanou hodnotou v řádu stovek tisíc Kč doporučujeme využívat otevřená 2691 výběrová řízení, která umožní širší soutěž dodavatelů a mohou vést ke snížení 2692 pořizovací ceny. Otevřené výběrové řízení je postup zadávání veřejné zakázky, při 2693 němž zadavatel bez omezení umožňuje účast všem dodavatelům, kteří mají zájem 2694 podat nabídku. Postup vychází z pravidel stanovených zákonem č. 134/2016 Sb., o 2695 zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“), zejména pro nadlimitní a podlimitní 2696 zakázky, a to i v případech, kdy by vzhledem k předpokládané hodnotě zakázky (např. 2697 VZMR – veřejné zakázky malého rozsahu) tento režim nebyl zákonem vyžadován. 2698 2699 2700 2701 2702 40 Strana 41 2703 2. Stanovení cenových benchmarků – Zavést interní cenové srovnání (benchmarking) 2704 pro klíčové činnosti, jako je montáž, demontáž a doprava, a to na základě tržních cen 2705 srovnatelných zakázek (např. ceny dosažené při obdobných akcích městských částí). 2706 3. Pravidelná kontrola kalkulací dodavatelů – Před uzavřením smlouvy požadovat od 2707 dodavatelů podrobnou kalkulaci ceny materiálu, prací a dopravy. Kalkulace by měla 2708 umožnit posouzení přiměřenosti ceny vůči rozsahu a náročnosti prací. 2709 4. Zohlednění kvality a životnosti – Při hodnocení nabídek zohledňovat nejen cenu, ale 2710 i kvalitu materiálů, životnost a vhodnost pro opakovanou montáž/demontáž, aby se 2711 předešlo nákladům na časté opravy či výměny. 2712 27134.4 Předražená montáž Zimního baru a stánků na Staré radnici 2714 2715Montáž zimního baru nebyla předmětem tohoto hodnocení. Zpráva pouze konstatuje, že 2716cena účtovaná dodavatelem ve výši 15 800 Kč bez DPH za jeden stánek se významně liší od 2717ceny zjištěné na základě ústního rozhovoru s tajemníkem MČ Brno-střed, kde se obdobná 2718služba pohybuje kolem 3 500 Kč za stánek. 2719 2720Tento cenový rozdíl je pouze faktickým zjištěním a může vyvolávat otázky, které však nelze 2721bez podrobnější analýzy vyřešit. Analýza přiměřenosti této ceny nebyla součástí zadání 2722auditu. Bez detailního zhodnocení montážního postupu, konstrukčního řešení, náročnosti 2723manipulace a odhadu pracnosti nelze oprávněnost ceny objektivně posoudit. 2724 2725Doporučení (pro budoucí praxi, nikoliv jako závěr k této akci): 2726 2727 1. Provést samostatnou detailní analýzu nákladů na montáž a demontáž. 2728 2. Zvážit pořízení vlastního vybavení (např. stánků) do majetku organizátora. 2729 3. Stanovit předem cenové limity na základě tržního srovnání. 2730 4. Požadovat od dodavatelů podrobnou kalkulaci nákladů (materiál, práce, doprava). 2731 5. Upřednostňovat otevřená výběrová řízení s širší účastí dodavatelů. 2732 6. Pravidelně provádět srovnávací analýzy s obdobnými akcemi (např. MČ Brno-střed). 2733 7. Po skončení akce vyhodnocovat efektivitu a identifikovat úspory pro další ročníky. 2734 2735 2736 27374.5 Chybné zveřejňování výsledků akce (např. zábor) 2738 2739Ve zveřejněných rozpočtech a výkazech skutečnosti se mezi jednotlivými roky liší výčet 2740některých položek. 2741Jedná se o následující položky: 2742 • Rok 2022 – chybí položka „Betlém pana Halouzky včetně souvisejících nákladů“ 2743 • Roky 2022 a 2023 – chybí položka „Poplatky za užívání veřejného prostoru“ 2744 2745Reálně tyto položky byly hrazeny z jiných zdrojů než z výnosů BV. 2746 2747 2748 2749 2750 41 Strana 42 2751Způsob a principy financování příspěvkové organizace: 2752 Možnost 2753 převodu mezi 2754 Zdroj 2755 Právní základ Typické příklady Omezení použití hlavní a 2756 financování 2757 doplňkovou 2758 činností 2759 Pouze na 2760 § 28 odst. 2 Provozní náklady na 2761Provozní činnosti Ne, použití 2762 zákona č. hlavní činnost 2763příspěvek definované v omezeno na 2764 250/2000 Sb., (mzdy, služby, 2765zřizovatele hlavní činnosti hlavní činnost 2766 zřizovací listina energie, údržba) 2767 organizace 2768 Příjmy z prodeje 2769Vlastní Ano, pokud 2770 § 27 zákona č. vstupenek, publikací, 2771příjmy z Musí souviset s zřizovatel povolí 2772 250/2000 Sb., propagačních 2773hlavní hlavní činností a neohrozí to 2774 zřizovací listina materiálů, vstupného 2775činnosti hlavní činnost 2776 na akce 2777 Nesmí ohrozit 2778Příjmy z § 27 odst. 2 Pronájem prostor, hlavní činnost, 2779doplňkové zákona č. reklamní služby, ekonomicky Ano 2780činnosti 250/2000 Sb. komerční akce oddělená 2781 evidence 2782 Rozhodnutí Projektové dotace, Pouze na 2783Účelové 2784 poskytovatele kulturní akce, schválený účel Ne, použití 2785dotace a 2786 dotace (město, marketingové dle podmínek vázáno na účel 2787granty 2788 kraj, stát, EU) kampaně poskytnutí 2789 Občanský zákoník Pouze na účel 2790Sponzorské Finanční nebo věcné Ne, pokud není 2791 (darovací uvedený v 2792dary a plnění (např. ve smlouvě 2793 smlouvy), interní darovací 2794příspěvky technika, služby) uvedeno jinak 2795 pravidla města smlouvě 2796 § 28 odst. 2 2797 Pořízení či Pouze na 2798 zákona č. Ne, určené 2799Investiční rekonstrukce investice, nelze 2800 250/2000 Sb., výhradně na 2801příspěvky dlouhodobého použít na 2802 rozpočtová investice 2803 majetku provozní náklady 2804 pravidla města 2805 2806 2807Skutečné vykázané náklady hrazené z výnosů BV v jednotlivých letech: 2808Náklady 2022 2023 2024 2809nájemné stánky od TSB + 2810 3 385 020,00 Kč 3 651 400,00 Kč 3 658 000,00 Kč 2811připojení 2812poplatky za užívání veřejného 2813 2 282 253,30 Kč 2814prostoru 2815elektrická energie NS + DN 116 584,47 Kč 373 477,12 Kč 40 145,92 Kč 2816technické zajištění 2 916 244,33 Kč 4 030 725,20 Kč 4 105 313,29 Kč 2817 2818 2819 2820 2821 42 Strana 43 2822betlém pana včetně 2823 580 800,00 Kč 580 800,00 Kč 2824souvisejících nákladů 2825programové zajištění vč. 2826 1 619 848,23 Kč 1 988 605,00 Kč 3 740 861,51 Kč 2827zvučení 2828propagace 1 686 069,99 Kč 1 303 794,89 Kč 2 080 000,06 Kč 2829osobní náklady 2 718 837,44 Kč 3 975 541,01 Kč 1 866 959,14 Kč 2830právní konzultace 245 593,76 Kč 193 194,47 Kč 226 505,00 Kč 2831mobiliář pořízení, úprava 0,00 Kč 0,00 Kč 309 149,32 Kč 2832daň z příjmu 0,00 Kč 682 350,00 Kč 0,00 Kč 2833daňové odpisy investičního 2834 273 216,00 Kč 302 812,00 Kč 616 130,00 Kč 2835majetku BV 2836Celkem náklady 12 961 414,22 Kč 17 082 699,69 Kč 19 506 117,54 Kč 2837Výnosy BV 12 961 532,00 Kč 17 294 555,00 Kč 19 541 488,00 Kč 2838Přebytek 117,78 Kč 211 855,31 Kč 35 370,46 Kč 2839 2840Při porovnání výnosů Brněnských Vánoc s náklady hrazenými z těchto výnosů lze 2841konstatovat, že hospodaření akce v jednotlivých letech skončilo s mírným přebytkem. 2842 2843 2844Veřejností bylo poukazováno na skutečnost, že v některých letech nebyly v přehledech uvedeny 2845všechny nákladové položky, což mohlo vyvolávat nejasnosti a vést ke spekulacím. Z tohoto 2846důvodu jsou v následující tabulce uvedeny veškeré náklady související s Brněnskými 2847Vánocemi, a to bez ohledu na zdroj jejich financování. 2848 2849Skutečné vykázané náklady BV bez ohledu na zdroj jejich krytí v jednotlivých letech: 2850Náklady Zdroj krytí Zdroj 2851 2022 Zdroj krytí 2023 2024 2852 krytí 2853 2854nájemné stánky od TSB + Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2855připojení 2856 3 385 020,00 Kč 3 651 400,00 Kč 3 658 000,00 Kč BV 2857 2858poplatky za užívání veřejného Výnosy z Výnosy z Výnosy 2859prostoru 2860 1 570 690,00 Kč „Brněnského 2 028 930,00 Kč „Brněnského 2 282 253,30 Kč BV 2861 podzemí“ podzemí“ 2862 2863 2864elektrická energie NS + DN Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2865 116 584,47 Kč 373 477,12 Kč 40 145,92 Kč BV 2866 2867technické zajištění Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2868 2 916 244,33 Kč 4 030 725,20 Kč 4 105 313,29 Kč BV 2869 2870betlém pana včetně Účelový Výnosy BV Výnosy 2871souvisejících nákladů 517 000,00 Kč příspěvek 580 800,00 Kč 580 800,00 Kč BV 2872 zřizovatele 2873 2874programové zajištění vč. Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2875zvučení 2876 1 619 848,23 Kč 1 988 605,00 Kč 3 740 861,51 Kč BV 2877 2878propagace Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2879 1 686 069,99 Kč 1 303 794,89 Kč 2 080 000,06 Kč BV 2880 2881osobní náklady Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2882 2 718 837,44 Kč 3 975 541,01 Kč 1 866 959,14 Kč BV 2883 2884 2885 2886 2887 43 Strana 44 2888Náklady Zdroj krytí Zdroj 2889 2022 Zdroj krytí 2023 2024 2890 krytí 2891 2892právní konzultace Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2893 245 593,76 Kč 193 194,47 Kč 226 505,00 Kč BV 2894 2895mobiliář pořízení, úprava Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2896 0,00 Kč 0,00 Kč 309 149,32 Kč BV 2897 2898daň z příjmu Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2899 0,00 Kč 682 350,00 Kč 0,00 Kč BV 2900 2901daňové odpisy investičního Výnosy BV Výnosy BV Výnosy 2902majetku BV 2903 273 216,00 Kč 302 812,00 Kč 616 130,00 Kč BV 2904 2905Celkem náklady spojené 15 049 104,22 Kč 19 111 629,69 Kč 19 506 117,54 Kč 2906s organizací BV bez ohledu na 2907zdroj krytí 2908 2909Celkem náklady kryté výnosy 12 961 414,22 Kč 17 082 699,69 Kč 19 506 117,54 Kč 2910BV 2911 2912Výnosy BV 12 961 532,00 Kč 17 294 555,00 Kč 19 541 488,00 Kč 2913 2914Přebytek z hlediska nákladů 117,78 Kč 211 855,31 Kč 35 370,46 Kč 2915krytých příspěvkem 2916zřizovatele 2917 2918Celková bilance bez ohledu na -2 087 572,22 Kč -1 817 074,69 Kč 35 370,46 Kč 2919zdroj krytí nákladů 2920 2921 2922 2923 2924Audit konstatuje, že v některých letech byly ve veřejně dostupných výstupech TIC Brno 2925uváděny pouze položky kryté z vlastních výnosů akce, zatímco náklady hrazené z jiných 2926zdrojů (např. účelových příspěvků zřizovatele či jiných výnosů TIC) nebyly v těchto 2927přehledech prezentovány. 2928 2929 2930 2931Tento postup není v rozporu s právními předpisy ani vnitřními pravidly TIC. Všechny 2932náklady byly řádně zaúčtovány a kryty odpovídajícími zdroji. 2933 2934 2935 2936Účelový příspěvek poskytnutý zřizovatelem na pořízení a instalaci betlému (v roce 2022) 2937představuje standardní a legitimní způsob financování kulturních a uměleckých prvků 2938příspěvkové organizaci TIC Brno v rámci Brněnských Vánoc. V následujících letech byly 2939obdobné náklady kryty přímo z výnosů TIC Brno. 2940 2941Z pohledu laické veřejnosti a zvyklostech v byznysové oblasti (řízení formou projektu) však 2942mohlo docházet k nejasnostem, neboť prezentované hospodářské výsledky nebyly mezi 2943jednotlivými roky zcela porovnatelné. Při absenci vysvětlení rozdílného zdroje krytí mohlo 2944vzniknout i podezření z účelového zkreslování, což ovšem nebylo zjištěno. 2945Doporučení do budoucna: 2946 2947 • Zveřejňovat výsledky akce ve dvou úrovních: 2948 1. hospodaření akce kryté z vlastních výnosů BV, 2949 2. hospodaření akce včetně položek krytých z jiných zdrojů (např. příspěvky 2950 zřizovatele). 2951 • V každoročních zprávách a prezentacích jasně uvádět zdroj krytí jednotlivých 2952 nákladů, aby byla zajištěna plná srozumitelnost a meziroční porovnatelnost. 2953 2954 2955 44 Strana 45 29564.6 Daň z příjmu 2957Kontext: 2958 • Příjmy z pronájmů stánků v rámci Brněnských Vánoc jsou účetně vedeny jako 2959 hospodářská činnost (vedlejší činnost) a podléhají dani z příjmů právnických osob. 2960 • Náklady spojené s akcí se dělí na: 2961 o daňově uznatelné (např. náklady přímo související s pronájmem stánků), 2962 o daňově neuznatelné (kulturní vystoupení, program), 2963 o částečně uznatelné (např. úklid, propagace). 2964 2965Rozdíl v postupu v letech 2022 a 2023: 2966 • Do roku 2022: starší způsob výpočtu, některé náklady nebyly striktně rozdělovány → 2967 daňový základ vyšší. 2968 • Od roku 2023: po změně daňového poradce aplikována výnosová metoda: 2969 o přísnější oddělení nákladů hlavní a vedlejší činnosti, 2970 o vznik tzv. výnosového koeficientu, 2971 o optimalizace daňového základu a výrazné snížení DPPO. 2972 2973Dopad na výslednou daňovou povinnost: 2974 • Rok 2022: Daňový základ 3,45 mil. Kč → DPPO cca 655 tis. Kč (v účetnictví 2975 dokonce původně vykázáno 796 tis. Kč). 2976 • Rok 2023: Daňový základ pouze 141 tis. Kč → DPPO jen 27 tis. Kč. 2977 2978Příčina rozdílu: 2979 • Nejde o změnu hospodaření projektu, ale o změnu metodiky daňového posouzení. 2980 • Daňová povinnost je nově lépe optimalizována v souladu s daňovým právem. 2981 2982 29834.7 Vykazování právních služeb 2984 2985TIC Brno má uzavřenou smlouvu na poskytování externích právních služeb formou paušální 2986úhrady. Na základě detailních výkazů poskytnutých služeb jsou náklady vztahující se k akci 2987Brněnské Vánoce účtovány na příslušné nákladové středisko. 2988 2989V rámci provedené kontroly nebyly zjištěny žádné formální nedostatky ani porušení vnitřní 2990legislativy TIC. Právní služby jsou čerpány v souladu s platnými interními předpisy. 2991 2992Možnosti snížení nákladů na právní služby související s BV jsou omezené. Jediným přímým 2993nástrojem by bylo snížit objem čerpaných služeb. To by však vyžadovalo: 2994 2995 • úpravu interních předpisů tak, aby došlo ke zjednodušení schvalovacích a jiných 2996 administrativních procesů, kde je právní konzultace povinná, 2997 • posílení odpovědnosti příslušných pracovníků za správnost a úplnost dokumentace a 2998 procesů, čímž by se potřeba externích právních konzultací snížila. 2999 3000Realizace těchto změn by si však vyžádala podrobnou a časově náročnou analýzu interních 3001procesů, včetně jejich porovnání se závaznou legislativou, aby bylo zajištěno, že případná 3002redukce právních konzultací neohrozí právní jistotu organizace. 3003 3004Doporučení 3005 3006 3007 3008 45 Strana 46 3009 1. Analýza interních procesů – Provést detailní mapování procesů, ve kterých jsou 3010 vyžadovány právní konzultace, a vyhodnotit jejich nezbytnost s ohledem na 3011 legislativní požadavky. 3012 2. Revize interních předpisů – Zvážit úpravu vnitřních směrnic s cílem omezit 3013 povinnost právní konzultace pouze na případy s významným právním nebo finančním 3014 dopadem. 3015 3. Zvýšení kompetencí zaměstnanců – Poskytnout vybraným pracovníkům školení v 3016 oblasti právních základů pro běžnou agendu, aby se snížila potřeba konzultací u 3017 rutinních úkonů. 3018 4. Monitoring využití právních služeb – Zavést pravidelné vyhodnocování četnosti a 3019 účelu využití právních služeb ve vztahu k BV, s cílem identifikovat oblasti pro možné 3020 úspory. 3021 30224.8 Náklady na elektrickou energii 3023Náklady na elektrickou energii zveřejněné v příslušných dokumentech „Rozpočet a 3024skutečnost“ jsou náklady na tzv. „Vlastní spotřebu“, nikoliv náklady přeúčtované jednotlivým 3025prodejcům. 3026Na první pohled zaráží velký rozdíl mezi náklady pro rok 2023 a 2024 v příslušných 3027dokumentech. 3028 3029Proč je rozdíl mezi rokem 2023 a 2024? 3030 30311. V roce 2023 se neúčtovala skutečná spotřeba, ale pouze odhad (tzv. dohadná položka) 3032 3033 • V roce 2023 TIC Brno neznalo přesnou částku za elektřinu, protože faktura od 3034 dodavatele (např. TSB) ještě nebyla doručena. 3035 • Do účetnictví se tedy zaúčtoval odhad: 350.000 Kč 3036 30372. Skutečné platby (faktury) za elektřinu za BV 2023 i BV 2024 přišly až v roce 2024 3038 3039 • Skutečná spotřeba za BV 2023: 95.648 Kč – byla zaplacena až v roce 2024. 3040 • Spotřeba za BV 2024: přes 290.000 Kč (náměstí Svobody, Dominikánské náměstí, 3041 Gourmet zóna) – vše rovněž v roce 2024. 3042 • Proto se většina reálných plateb za elektřinu „nahromadila“ do účetnictví až v roce 3043 2024. 3044 30453. Vyšší spotřeba a vyšší cena elektřiny v roce 2024 3046 3047 • Spotřeba v kWh vzrostla: 3048 o 2023: 67.852 kWh 3049 o 2024: 81.739 kWh 3050 • Cena za 1 kWh vzrostla: 3051 o 2023: 6,49 Kč 3052 o 2024: 7,70 Kč 3053 3054Takže se zvýšila jak spotřeba, tak cena → výsledek = výrazně vyšší náklad v roce 2024. 3055 3056 3057 3058 3059 46 Strana 47 3060 Údaj v 3061Rok rozpočtu BV Co to znamená 3062 TIC 3063 To není skutečně zaplacená energie, ale účetní součet dvou 30642023 373.477,12 Kč položek: – doplatek za rok 2022 (23.477,12 Kč) – odhad spotřeby 3065 za rok 2023 (350.000 Kč) 3066 Tato částka je čistý zůstatek po všech zaúčtováních, zrušeních a 30672024 40.145,92 Kč přeúčtováních. Nejde o reálnou spotřebu energie za BV 2024, ale o 3068 zůstatek po účetních operacích. 3069Co se ve skutečnosti stalo: 3070Rok 2023: 3071 3072 • TIC odhadl, že elektřina za BV 2023 bude stát 350.000 Kč → tuto částku uvedl do 3073 rozpočtu. 3074 • Tento odhad byl účetně zaúčtován, i když faktura nepřišla → byla to 3075 „předpokládaná“ částka. 3076 • Proto je v rozpočtu pro rok 2023 uvedeno 373.477 Kč, i když reálně bylo zaplaceno 3077 až v roce 2024. 3078 3079Rok 2024: 3080 3081 • V roce 2024 došly faktury – a ty nahradily starý odhad z roku 2023. 3082 • Odhad 350.000 Kč se zrušil (účtuje se jako mínus), přišly nové faktury (např. 3083 95.648 Kč, 221.626 Kč, 18.195 Kč), ale zároveň se některé náklady přeúčtovaly do 3084 jiné oblasti (např. doplňková činnost). 3085 • Po všech těchto „plus a minus“ účetních krocích zbyla hodnota 40.145,92 Kč, která 3086 se ukazuje v rozpočtu BV 2024. 3087 3088Jednoduše řečeno: 3089 3090 • Rok 2023: V rozpočtu je vysoká částka, protože se tam počítalo s odhadem, ne se 3091 skutečností. 3092 • Rok 2024: V rozpočtu je malá částka, protože v tomto roce se jen „srovnávaly účty“ – 3093 odhady se rušily, faktury účtovaly, náklady se rozdělovaly. 3094 3095Závěr: 3096 3097Rozpočtové náklady na energii u BV neukazují reálnou spotřebu v tom roce, ale jen to, co 3098bylo v daném roce zaúčtováno v účetnictví akce BV. 3099 31004.9 Provoz Merch stánků 3101 3102Provozování prodejních stánků s propagačními a upomínkovými předměty („Merch“) je 3103činností, která nespadá do akce Brněnské Vánoce (BV) vykazované v rámci doplňkové 3104činnosti TIC Brno. V souladu se zřizovací listinou a posláním příspěvkové organizace je tato 3105činnost součástí hlavní činnosti, jejímž účelem je propagace města Brna a posilování jeho 3106turistické atraktivity. 3107 3108 3109 3110 3111 47 Strana 48 3112Z tohoto důvodu: 3113 3114 • Náklady a příjmy (tržby) z provozu Merch stánků nejsou součástí rozpočtu ani 3115 výsledků hospodaření akce BV. 3116 • Náklady na provoz Merch stánků jsou hrazeny z příspěvku zřizovatele určeného na 3117 krytí nákladů hlavní činnosti. 3118 • Cílem této činnosti není dosahování zisku. Jakýkoliv přebytek z tržeb by měl být 3119 použit výhradně na krytí nákladů spojených s výrobou, nákupem a distribucí 3120 propagačních předmětů, případně na další marketingové aktivity v souladu s posláním 3121 TIC Brno. 3122 3123 3124 3125Tento přístup je v souladu s § 27 a § 28 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech 3126územních rozpočtů, které stanovují, že příspěvková organizace vykonává hlavní činnost jako 3127neziskovou a případné hospodářské výsledky z doplňkové činnosti lze použít v souladu 3128s legislativou a pravidly nastavenými zřizovatelem .V tomto případě nebyly zjištěny 3129nedostatky. 3130 3131Doporučení 3132 3133 1. Transparentní vykazování – V rozpočtech a výkazech hlavní a doplňkové činnosti 3134 uvádět provoz Merch stánků odděleně, včetně nákladů a příjmů, aby bylo zřejmé, že 3135 nedochází k míchání se zdroji určenými pro akci BV. 3136 2. Zajištění souladu se zřizovací listinou – Pravidelně ověřovat, že charakter 3137 prodávaného sortimentu a způsob provozu Merch stánků odpovídá účelu hlavní 3138 činnosti a není vykonáván komerčním způsobem vedoucím k tvorbě zisku. 3139 3. Reinvestice případných přebytků – V případě, že z provozu vznikne finanční 3140 přebytek, zajistit jeho prokazatelné využití výhradně na účely propagace města a 3141 související marketingové aktivity. 3142 3143 3144 3145 3146 48 Strana 49 31475. Závěr a doporučení 31485.1 Celkové shrnutí zjištění a dovozených závěrů 3149Efektivnost pořádání BV 3150 3151Z principu fungování příspěvkové organizace TIC Brno, kdy by měly být příjmy a náklady v 3152hlavní činnosti vyrovnané, lze vnímat obdobný přístup i u doplňkové činnosti, konkrétně při 3153pořádání akce Brněnské Vánoce (BV). Tento přístup může vést k omezenému důrazu na 3154maximalizaci efektivnosti, a to jak na straně nákladů, tak i příjmů. 3155 3156Zjištěné skutečnosti: 3157 3158• Osobní náklady – V roce 2023 byly vykázány výrazně vyšší osobní náklady než v roce 3159 2024, přičemž jejich snížení v roce 2024 nelze plně vysvětlit pouze zavedením nových IT 3160 systémů. Ty sice snížily pracnost v některých činnostech, avšak jinde naopak agendu 3161 navýšily. Osobní náklady vykázané v roce 2024 se blíží zjištěné skutečnosti vyplývající 3162 z analýzy procesů 3163• Náklady na montáž, demontáž a dopravu stánků – Byly zjištěny výrazně vyšší 3164 jednotkové náklady než u stánků akcí MČ Brno-střed (viz čl. 4.4). 3165 3166Rezervy v řízení BV 3167Zjištěné skutečnosti: 3168 31691. Neexistence reálného rozpočtu akce na začátku roku – Chybí dokument s jasně 3170 stanovenými předpokládanými výnosy a náklady, který by byl závazným základem pro 3171 finanční řízení. 31722. Absence komplexního harmonogramu – Nebyl zpracován harmonogram celé akce ani 3173 doprovodných aktivit, včetně hlavních milníků a určení odpovědností. 31743. Neexistence samostatných rozpočtů a harmonogramů doplňkových akcí – Tyto 3175 dokumenty jsou zásadní pro kontrolu efektivity a hospodárnosti. 31764. Nedostatečné oddělení činností hlavní a doplňkové činnosti – Dochází k překryvům, 3177 které mohou zkreslovat skutečné náklady a výnosy akce BV. 31785. Nízké zapojení zřizovatele – Zřizovatel se na řízení a kontrole akce BV podílí 3179 minimálně, což omezuje možnost včasného zásahu do strategických rozhodnutí. 3180 3181Doporučení 3182 31831. Zavést závazný roční rozpočet akce – Rozpočet by měl být schválen před zahájením 3184 přípravných prací a měl by obsahovat realistické odhady výnosů a nákladů včetně rezervy 3185 na neplánované položky. 31862. Vypracovat detailní harmonogram – Harmonogram hlavní akce i doprovodných aktivit 3187 s milníky, termíny a odpovědnými osobami, sloužící jako řídicí dokument po celý rok. 31883. Samostatné rozpočty pro doplňkové akce – Každá doplňková akce spojená s BV by 3189 měla mít svůj vlastní rozpočet a vyhodnocení hospodárnosti. 31904. To umožní provádět výběrová řízení na služby již na jaře s dostatečným předstihem a 3191 tím se více zaměřit na jejich efektivnost. Samozřejmostí musí být otevřená výběrová 3192 řízení s důrazem na kvalitu kvalifikační předpoklady) a efektivnost. 3193 3194 3195 3196 49 Strana 50 31975. V případech, kdy to povaha zakázky dovoluje, je vhodné, aby TIC Brno upřednostňovalo 3198 otevřené výběrové řízení, a to i u zakázek, kde by postačoval jednodušší postup (např. 3199 VZMR). Tento přístup přispívá k vyšší transparentnosti a důvěryhodnosti hospodaření s 3200 veřejnými prostředky.10 32016. Přísnější oddělení hlavní a doplňkové činnosti – Zajistit, aby činnosti a náklady 3202 spadající do hlavní činnosti nebyly financovány z doplňkové a naopak, v souladu se 3203 zákonem č. 250/2000 Sb. 32047. Optimalizace příjmů – Po každém ročníku vyhodnotit strukturu příjmů z jednotlivých 3205 částí akce a na základě výsledků zvážit možnosti jejich rozvoje, s cílem postupně 3206 posilovat finanční soběstačnost Brněnských Vánoc. 3207 3208 3209 32108. Posílení role zřizovatele – Nastavit mechanismus pravidelného informování a zapojení 3211 zřizovatele do klíčových rozhodnutí, zejména u rozpočtových změn a strategických 3212 investic. 32139. Zřídit řídící výbor akce za účasti zástupce zřizovatele, který by schvaloval celkový 3214 koncept, dramaturgickou koncepci, rozpočet, harmonogram. A činil by zásadní 3215 rozhodnutí v průběhu akce. 321610. Zvážit pořízení stánků do majetku TIC Brno, čímž by organizace získala větší 3217 kontrolu nad náklady spojenými se skladováním, dopravou, montáží a demontáží. Ve 3218 spolupráci s odborníky a uživateli stánků by bylo možné navrhnout vlastní konstrukční 3219 řešení, které by zajistilo vyšší efektivitu provozu a komfort pro nájemce. Vlastní stánky 3220 by navíc mohly být využity i při dalších akcích pořádaných TIC Brno, případně 3221 nabídnuty k pronájmu dalším subjektům mimo dobu konání Brněnských Vánoc. Před 3222 případným rozhodnutím je vhodné provést podrobnou analýzu či kalkulaci, která posoudí 3223 ekonomickou výhodnost tohoto řešení. 322411. Alternativním řešením by mohlo být svěřit samotnou organizační a provozní realizaci 3225 Brněnských Vánoc jiné organizaci, která není příspěvkovou organizací a funguje více na 3226 komerčních principech (např. BVV). Tento model by umožnil lépe uplatnit byznysově 3227 orientované přístupy k efektivitě a hospodárnosti. 3228 3229 TIC Brno by si i v tomto případě mohlo ponechat klíčovou roli v oblasti tvorby 3230 celkového konceptu akce, marketingu města a dramaturgie kulturního programu, čímž by 3231 byla zachována kontinuita a garance souladu akce s městskou kulturní a turistickou 3232 strategií. 3233 3234 Před přijetím takového modelu by bylo nezbytné provést podrobnou analýzu dopadů – 3235 zejména ekonomické výhodnosti, vlivu na kontrolu kvality a dopadů na veřejný zájem. 3236 Zároveň by bylo nutné jasně nastavit smluvní vztahy mezi městem, TIC Brno a externím 3237 pořadatelem, aby byla zachována transparentnost a odpovědnost za hospodaření. 3238 3239 3240 3241 324210 3243 Otevřené výběrové řízení je zadávací řízení podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání 3244 veřejných zakázek, ve kterém může nabídku podat jakýkoli dodavatel na základě veřejně 3245 uveřejněného oznámení. Jedná se o nejtransparentnější formu řízení, která zajišťuje rovný 3246 přístup dodavatelů a podporuje hospodářskou soutěž. 3247 3248 3249 3250 3251 50 Strana 51 325212. Pravidelné vyhodnocování efektivity – Po každém ročníku provést systematické 3253 vyhodnocení hospodárnosti akce na základě předem stanovených ukazatelů (např. poměr 3254 výnosů k nákladům, náklady na jednotlivé klíčové oblasti, návštěvnost, spokojenost 3255 návštěvníků a nájemců stánků). Výsledky by měly být porovnávány mezi jednotlivými 3256 ročníky Brněnských Vánoc a sloužit jako podklad pro identifikaci úspor a zlepšení v 3257 následujících letech. 3258 32595.2 Závěr 3260Zpracováno: Srpen 2025 3261Poděkování zaměstnancům TIC za vstřícný přístup a poskytnutí všech potřebných informací 3262Zpracoval: Ing. Karel Hrbek 3263 3264 3265 3266 3267 51 Strana 52